Stowarzyszenie Forum Dziekanatów opublikowało raport dotyczący realizacji przez uczelnie ograniczenia obowiązku świadczenia pracy na swoim terenie przez pracowników niebędących nauczycielami akademickimi.
Raport powstał na podstawie badania ankietowego, które przeprowadzono w dniach 18–19 marca 2020 r. Wzięli w nim udział pracownicy niebędący nauczycielami akademickimi z 44 uczelni w Polsce, w tym 39 publicznych i 5 niepublicznych. Większość respondentów to pracownicy dziekanatów (44 osoby). Pozostałe osoby są zatrudnione w innych jednostkach uczelni, głównie w jednostkach administracji centralnej.
Pytania w ankiecie dotyczyły tego, jakie rozwiązania przyjęto na uczelniach w związku z wejściem w życie znowelizowanego rozporządzenia ograniczającego obowiązek świadczenia pracy na terenie uczelni i czy pod tym względem sytuacja poszczególnych grup pracowniczych może się różnić; co uczelnia mogłaby jeszcze zrobić, aby pracownicy mogli świadczyć pracę zdalnie oraz jak dba o pracowników niebędących nauczycielami akademickimi.
W tej ostatniej kwestii zdecydowana większość ankietowanych (73) wystawiło pracodawcy najwyższą z możliwych ocen. Autorzy raportu zwracają uwagę, że 19 osób pracuje na uczelniach, które – ich zdaniem – w kontekście pandemii nie dbają wystarczająco o sprawy pracowników nieakademickich. Najgorzej oceniono uczelnie medyczne (brak oceny wyższej niż 3). Z kolei uniwersytety i uczelnie techniczne uzyskały skrajne oceny.
Raport wskazuje, że najpopularniejsze rozwiązania zastosowane na uczelniach to: praca zdalna z wykorzystaniem dostępnych narzędzi informatycznych i komunikacyjnych, ograniczenie bezpośredniej obsługi/zamknięcie gmachów uczelni dla osób zewnętrznych, oraz system rotacyjny/dyżury.
„Obecność pracowników została ograniczona do minimum. Niektóre gmachy całkowicie zamknięto, a dostęp mają wyłącznie osoby przebywające w uzasadnionych przypadkach, które muszą się wpisać do rejestru wewnętrznego. Inne gmachy są otwarte, a obsługa interesanta jest ograniczona do pracowników uczelni. Częstą praktyką jest skrócenie czasu pracy do 5–6 godzin” – czytamy.
Autorzy zaznaczają, że w przypadku pracowników dziekanatów niezbędność do zapewnienia ciągłości funkcjonowania uczelni rozumiana jest na uczelniach na różne sposoby: w jednej wystarczy, że na dyżur przyjdzie 1 osoba lub cały dziekanat pracuje zdalnie, gdzie indziej pracuje część składu osobowego. „Na kilku uczelniach (9 odpowiedzi) nie wprowadzono systemu pracy zdalnej, albo wiąże się on ze znacznymi ograniczeniami. Dwóch respondentów wskazało, że co prawda pojawiła się propozycja pracy rotacyjnej, a później pracy zdalnej, jednak nie zostało to ostatecznie uregulowane, więc wszyscy przychodzą w pełnym składzie (za to w na jednej z uczelni zapewniono pracownikom możliwość wsparcia przez psychologa). Na innej uczelni praca zdalna możliwa jest na podstawie ustnej zgody władz. Na kolejnych dwóch uczelniach o możliwość ograniczenia pracy upominały się związki zawodowe. Wreszcie, na jednej z uczelni rektor scedował decyzyjność na poziom wydziałów, stąd niektóre dziekanaty świadczą pracę wyłącznie zdalnie, a inne w pełnym składzie przychodzą na teren uczelni”.
O ile wyposażenie pracowników w środki ochrony osobistej (płyny dezynfekujące, maseczki, rękawiczki, termometry) nie powinno być dziś traktowane jako ponadstandardowe, o tyle ciekawym i praktycznym rozwiązaniem wskazanym przez część respondentów jest zorganizowanie dowozu do pracy osób, które muszą dyżurować, a nie mają własnych środków komunikacji.
Wśród pracowników, którzy muszą świadczyć pracę na miejscu, choć w ocenie badanych nie jest to niezbędne dla zachowania funkcjonalności uczelni, wymieniono: pracowników dziekanatów, większość pracowników, a także pracowników księgowości, IT, portierów, zespół stypendialny, osoby robiące zakupy dla osób przebywających w kwarantannie (w domu studenckim). Jako powody takiego stanu rzeczy wymieniano m.in.: brak sprzętu komputerowego bądź odpowiedniego oprogramowania, ograniczony dostęp do systemów obsługi studentów, brak elektronicznego obiegu dokumentów czy decyzje władz uczelni (nadmierne wobec potrzeby). Na jednej z uczelni „władze przyjęły zasadę, że w każdym pokoju ma być jedna osoba”.
Na pytanie o to, jakie działania uczelnia mogłaby jeszcze wdrożyć, większość podała rozwiązania informatyczne, które mogłyby usprawnić ich pracę. Chodzi np. o komputery do obsługi zdalnej wyposażone w oprogramowanie umożliwiające zdalną pracę, zdalny dostęp do zasobów uczelni, dostęp do podpisu elektronicznego i zwiększenie elektronicznego obiegu dokumentacji, telefony służbowe, a także wideokonferencje oraz udostępnienie drukarek i skanerów.
Oprócz spraw czysto technicznych, wskazywano także na organizacyjne. Ankietowani chcieliby ustalenia jasnych zasad działania i ujednolicenia ich dla całej uczelni, a także powołania zespołu, który miałby się tym zająć. Część z pytanych zwróciła uwagę na problemy, jakie epidemia koronawirusa uwypukliła: animozje pomiędzy administracją centralną a dziekanatami, niejasny podział zadań i decyzyjności pomiędzy dziekanów a władze uczelni czy błędne interpretacje przepisów przez kierowników.
W podsumowaniu autorzy raportu piszą, że „w perspektywie średnio- i długoterminowej istotne jest wzmocnienie pozycji pracowników niebędących nauczycielami akademickimi, w szczególności kierowników średniego szczebla, którzy doskonale znając funkcjonowanie swoich jednostek oraz możliwości pracowników, są w stanie w znacznej mierze wspierać proces sprawnego zarządzania uczelnią, również w sytuacji kryzysowej. Wzmocnienie ich pozycji może mieć znaczący wpływ na ich zaangażowanie, poczucie odpowiedzialności i lojalność, co dla każdej organizacji jest kluczowe z punktu widzenia efektywnego zarządzania”.
Podkreślają też konieczność głębszej analizy kultury organizacyjnej uczelni w perspektywie próby zmiany zachowań i postaw wobec pracowników niebędących nauczycielami akademickimi z postaw hierarchicznych i dyrektywnych na bardziej partycypacyjne i zbudowane na wspólnym zaufaniu. „Zarządzanie uczelnią jest efektywne wtedy, gdy kompetencje wszystkich pracowników są we właściwy sposób wykorzystywane i doceniane” – zauważają.
Dodają, że „niezbędne wydaje się systemowe ukierunkowanie działań w kierunku stworzenia efektywnej e-uczelni w odniesieniu do działań administracyjno-zarządczych, a w szczególności potrzebne jest wsparcie w zakresie inwestycji w infrastrukturę IT”.
Raport przygotował zespół Forum Dziekanatów: Katarzyna Górak-Sosnowska, Anna Mielczarek-Taica, Ewa Wiśniewska, Wioletta Braun, Alina Kowolik, Irena Senator, Lidia Tomaszewska, Maria Cywińska, Katarzyna Rynkowska.
MK