Życie akademickie

20 Lipca

Czy RODO wpływa na rekrutację na studia?

Według  szacunków Centralnej Komisji Egzaminacyjnej w tym roku do matury przystąpiło około 273 tysiące tegorocznych absolwentów liceów i techników (Informacja o egzaminie maturalnym przeprowadzanym w maju 2018 r., Centralna Komisja Egzaminacyjna, źródło internetowe: https://cke.gov.pl/images/_KOMUNIKATY/20180412%20Egzamin%20maturalny%202018.pdf.). Większość z nich w październiku zasili szeregi studentów uczelni wyższych. Zanim to jednak nastąpi, czeka ich udział w wyśrubowanym procesie rekrutacyjnym. Przed wyzwaniem stoją również uczelnie, dla których będzie to pierwsza rekrutacja odbywająca się po zmianie przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych zgodnie z unijnymi rozporządzeniem – RODO.

Od końca maja temat RODO towarzyszy nam na każdym kroku. Jesteśmy informowani o tym, kto zarządza naszymi danymi, w jakich celach są przechowywane i przetwarzane oraz że zgodę na ich wykorzystanie możemy w każdej chwili wycofać. Unijne rozporządzenie wpłynęło także na proces rekrutacji na studia. Jakie zmiany w swoich procedurach  musiały wprowadzić uczelnie?

RODO a rekrutacja na studia wyższe

Przede wszystkim listy przyjętych nie mogą być ogólnodostępne w internecie. Dotychczas zdarzało się, że poszczególne wydziały publikowały je w aktualnościach na swoich stronach internetowych, co umożliwiało zapoznanie się z nimi każdemu, kto wpisał w wyszukiwarkę odpowiednie hasło. W tym roku do takiej sytuacji nie powinno dojść. Wyniki w internecie muszą być publikowane jedynie w systemie rekrutacyjnym, aby dostęp do nich mieli tylko kandydaci. Interesującym jest natomiast fakt, że pomimo zmian związanych z RODO dane studentów mogą być upubliczniane na listach papierowych. – Zgodnie z wytycznymi, które na szkoleniach z RODO otrzymały uczelnie, zgodnie z zapisami Prawa o szkolnictwie wyższym listy zakwalifikowanych kandydatów są jawne. Tego typu praktyki najprawdopodobniej mają na celu zapewnienie przejrzystości postępowania rekrutacyjnego – tłumaczy Elżbieta Gołaszewska, kierownik Zespołu Wsparcia Dydaktyki firmy Kalasoft, specjalizującej się w tworzeniu systemów zintegrowanego zarządzania uczelnią wyższą. – Niemniej nasz system daje uczelniom wybór, w jaki sposób lista zakwalifikowanych kandydatów ma zostać wygenerowana. Wśród dostępnych wariantów jest np. taki, który wykorzystuje Unikalny Identyfikator Danych (UID) przypisywany podczas tworzenia konta w systemie rekrutacji. Ze względu na ogólne zasady ochrony danych osobowych uczelnie wyższe powinny dołożyć wszelkich starań, aby numery PESEL czy uzyskane punkty zostały w prawidłowy sposób przechowywane oraz publikowane  – dodaje Elżbieta Gołaszewska.

Rekrutacja krok po kroku

Rekrutację na studia rozpoczyna etap założenia elektronicznego konta kandydata, który składa się z kilku faz. Na początek kandydaci zamieszczają swoje dane oraz informacje o przebiegu edukacji w dedykowanym formularzu. – Już od tego momentu konstrukcja zarówno formularza, jak i całego interfejsu musi zostać dostosowana do najwyższych standardów bezpieczeństwa oraz ochrony prywatności użytkownika – zaznacza Grzegorz Kaliński, założyciel firmy Kalasoft. – Nie ma miesiąca, w którym do opinii publicznej nie trafiałyby informacje o wycieku lub kradzieży danych osobowych. Dotyczy to także uczelni wyższych, gdzie najczęściej dochodzi do nielegalnego udostępnienia numerów albumów, peseli lub ocen uzyskiwanych przez studentów. Z ulgą zauważam, że internauci są coraz bardziej świadomi ich wartości, dlatego też ostrożniej dzielą się w internecie informacjami o sobie. Dodatkowo, uważam, że pełne zintegrowanie naszego systemu wykorzystywanego na uczelniach wyższych zwiększa poczucie bezpieczeństwa naszych użytkowników szczególnie teraz, kiedy przepisy RODO kierują na tę kwestię uwagę opinii publicznej – dodaje Grzegorz Kaliński.

Poprzez elektroniczny formularz kandydat wskazuje również interesujące go kierunki studiów. E-systemy pozwalają na jednoczesne aplikowanie na kilka kierunków oraz uszeregowanie ich w preferowanej kolejności. W zależności od decyzji władz uczelni, aplikujący mogą zostać przyjęci na wszystkie wskazane specjalizacje na wybranych kierunkach lub wyłącznie na jedną. Warto więc przed dokonaniem wyboru zapoznać się z regulaminem rekrutacji w wybranej placówce edukacyjnej.

Ostatnim elementem do wypełnienia w elektronicznym formularzu jest zdjęcie kandydata. Dotychczas najważniejszą kwestią było to, aby absolwenci szkół średnich wgrywali do systemu zdjęcia spełniające uczelniane wymagania, a nie np. zdjęcia z portali społecznościowych, jak miało to miejsce w ubiegłym roku na Uniwersytecie Wrocławskim. Ze względu na nowe przepisy o ochronie danych osobowych pojawia się jednak dodatkowa kwestia, o której musi pamiętać zarówno komisja rekrutacyjna, jak i sam kandydat, a mianowicie uzyskanie zgody na wykorzystanie wizerunku kandydata przez uczelnię. Choć jest to jedna z wielu formalności dopełnianych w trakcie procesu rekrutacji, to wskazuje ona na wysoki poziom dbałości o przestrzeganie nowych wytycznych dotyczących przetwarzania danych osobowych.

Dotychczasowe działania kandydat mógł wykonać w dowolnym momencie przed ogłoszeniem wyników matur. Po ich ogłoszeniu musi on powrócić na profil kandydata, aby uzupełnić formularz punktacją uzyskaną na egzaminie dojrzałości. To właśnie zdobyta liczba punktów jest decydująca podczas selekcji zgłoszeń.

Po zatwierdzeniu formularza aplikacyjnego, kandydaci muszą uzbroić się w cierpliwość – uczelniana komisja rekrutacyjna zaczyna wtedy właściwy proces wyboru przyszłych studentów. W zależności od tego, jak dużej renomy jest wybrana przez kandydata uczelnia, w tak dużą cierpliwość powinien się on uzbroić. Im większy ośrodek edukacyjny, tym większa liczba zainteresowanych jego kierunkami, co przekłada się na intensywniejszą pracę komisji rekrutacyjnej oraz czas jej trwania. Po zakończeniu prac przez komisję, listy zakwalifikowanych studentów udostępniane są do wglądu publicznego w holu uczelni oraz w elektronicznym systemie rekrutacji. – Dostępność wyników rekrutacji przez internet jest dużym udogodnieniem dla przyjętych studentów – podkreśla Elżbieta Gołaszewska – Szczególnie dla kandydatów, dla których podjęcie studiów wiąże się ze zmianą miejsca zamieszkania. Nie muszą pokonywać nierzadko setek kilometrów, wyłącznie, żeby poznać decyzję o swojej ewentualnej kwalifikacji – uzupełnia Elżbieta Gołaszewska.

Jak można zauważyć, cała dotychczasowa procedura rekrutacji odbywała się za pośrednictwem systemu elektronicznego. Dopiero ostatni etap, tj. dostarczenie odpowiednich dokumentów, wymaga od kandydatów wizyty na uczelni. Po ich złożeniu, co jest potwierdzeniem ostatecznego wyboru danej placówki oraz kierunku, kandydat formalnie zostaje przyjęty w poczet studentów podczas posiedzenia komisji rekrutacyjnej.