Zarządzanie jakością wobec akredytacji

Życie akademickie

Certyfikacja jest oceną systemu zarządzania jakością, zaś akredytacja 
– systemem oceny jakości jako zgodności z wymaganiami.

Kazimierz Dendura

Upowszechnienie kształcenia młodzieży w kilkuset uczelniach publicznych i niepublicznych spowodowało, że zarówno Ministerstwo Edukacji Narodowej i Sportu, jak i Rada Główna Szkolnictwa Wyższego starają się od lat zapobiec obniżaniu jakości kształcenia. Rada Główna opracowała minima programowe i kadrowe (wprowadzone obecnie przez MENiS jako obowiązkowe), a w poszczególnych typach uczelni (uniwersytetach, uczelniach technicznych, ekonomicznych itp.) ustalono procedury oraz kryteria oceny i akredytacji przez komisje środowiskowe. Powołanie (w znowelizowanej ustawie o szkolnictwie wyższym z 20 lipca 2001) Państwowej Komisji Akredytacyjnej również potwierdza, że władze państwa widzą potrzebę oceny jakości kształcenia poprzez akredytację kierunków studiów.

W wyniku badania wdrożonych w uczelniach wyższych i certyfikowanych systemów zarządzania jakością stwierdzono, że w procesie akredytacji przez PKA kierunków kształcenia mogą być wykorzystane rozwiązania i wyniki osiągane w tych uczelniach. Z porównania terminologii oraz jej praktycznych zastosowań we wdrożonych w uczelniach systemach zarządzania jakością wynika, że terminy dotyczące zarządzania jakością są rozumiane jednoznacznie. W praktyce jako „organizacja” wdrażająca system zarządzania jakością w uczelni wyższej może być certyfikowana katedra, wydział, pion uczelni (np. pion administracyjny) lub cała uczelnia. Na skrótowe tylko omówienie zasługują tutaj takie pojęcia, jak proces, jakość oraz akredytacja i certyfikacja systemu zarządzania jakością.

PROCES KSZTAŁCENIA

Cały proces kształcenia składa się z wielu składowych, mianowicie: projektowania (planu studiów, programów przedmiotów, pomocy dydaktycznych, narzędzi ocen itp.), rekrutacji, przygotowania i walidacji pomocy dydaktycznych, planowania zajęć, procesu dydaktycznego, praktyk zawodowych, procesów ocen (planu i programu studiów, studentów, pracowników – przez studentów i przez przełożonych, przez absolwentów, przez pracodawców) itp. Z kolei każdy z wymienionych procesów również posiada swoje elementy składowe. Na przykład na proces dydaktyczny składają się: cele, treści i zasady nauczania oraz formy, metody i środki działania nauczycieli akademickich oraz studentów – i te również przechodzą cały cykl projektowania i walidacji oraz ocen i aktualizacji. Na przykład, jako formy prowadzenia procesu dydaktycznego stosowane mogą być: wykłady, ćwiczenia, ćwiczenia laboratoryjne, ćwiczenia projektowe i seminaria oraz praktyki zawodowe.

Podejście procesowe w zarządzaniu jakością jest obecnie – według wymagań nowego wydania normy ISO 9001 – konieczne i dlatego prowadzone są badania w celu opracowania modelowej struktury procesów w kształceniu akademickim oraz mierników jakości w tych procesach.

Natomiast jakość w procesie kształcenia jest rozumiana jako zgodność z ustalonymi wymaganiami (tak – nie) lub stopień spełnienia wymagań bądź oczekiwań klientów i stron zainteresowanych, albo też stopień spełnienia ustalonych kryteriów oceny (np. pomocy dydaktycznych, wykładowców, wyników nauczania, oczekiwań, satysfakcji itp.).

Klient może być w procesie kształcenia rozumiany jako:
• klient zewnętrzny – absolwent szkoły średniej, pracodawca, absolwent, zainteresowani dokształcaniem itp.,
• wewnętrzny – student, odbiorca usługi wewnętrznej, np. zajęć prowadzonych dla innej jednostki organizacyjnej w uczelni.
Z kolei jako strony zainteresowane występują:
• klienci, pracownicy, pracodawcy, dostawcy (np. wykonawcy zajęć zleconych poza organizację objętą systemem lub w ogóle poza uczelnię w ramach outsourcingu),
• władze (polityczne, państwowe, samorządowe), organizacje społeczne, organizacje absolwentów, oceniające jakość kształcenia lub wyrażające zainteresowanie organizacją.

AKREDYTACJA I CERTYFIKACJA

Szerszego wyjaśnienia wymaga natomiast różnica akredytacji jakości kształcenia (kierunku studiów) oraz certyfikacji systemu zarządzania jakością w kształceniu. Analiza wdrożonych w szkolnictwie wyższym systemów zarządzania jakością pokazuje, że w miejsce tradycyjnej oceny jakości kształcenia stosuje się podejście systemowe i skupia uwagę na jakości w procesach składowych kształcenia. Różnice te pokazano w tabeli 1 i na rysunku 1.

W wyniku wdrożenia systemów zarządzania jakością opracowano dokumentację systemów według wymagań normy oraz przeprowadzono badania wdrożonych systemów podczas audytów wewnętrznych, przeglądów systemu przez kierownictwo organizacji oraz audytów zewnętrznych (trzeciej strony): certyfikacji systemu i nadzoru (rys. 1) w zakresie: zgodności dokumentacji z wymaganiami (także – MENiS), praktyki i zapisów z dokumentacją, praktyki i zapisów z wymaganiami i oczekiwaniami klientów oraz wzajemne powiązania elementów systemu: wymagań (wejść), organizacji, zasobów, procesów, procedur i wyników (wyjść).

To trzykrotne porównanie stanu faktycznego (wymagania – dokumentacja, dokumentacja – praktyka, praktyka – wymagania) oraz wzajemnych powiązań w systemie pozwala nawet przy wyrywkowym badaniu – audyt systemu jest bowiem tylko badaniem próbek, dobieranych przez audytorów, znających jednak istotę badanych procesów – ustalić zgodność (lub niezgodności) praktyki z wymaganiami i z dokumentacją, a także wskazywać inne możliwości doskonalenia systemu zarządzania.

Różnicę pomiędzy akredytacją kierunku kształcenia i certyfikacją systemu zarządzania jakością w kształceniu obrazuje tabela 2.

Akredytacja kierunku studiów może być:
• urzędowa, prowadzona przez Państwową Komisję Akredytacyjną,
• środowiskowa – dobrowolna, prowadzona przez zainteresowane typy uczelni (uniwersytety, techniczne, niepubliczne, ekonomiczne) w celu oceny rankingu tych uczelni.
Certyfikacja systemu zarządzania jakością jest natomiast usługą świadczoną przez akredytowaną (przez organ państwowy) jednostkę certyfikującą systemy, też posiadającą własny system zarządzania jakością. Certyfikacja systemu obejmuje jednak nie tylko ocenę spełnienia wymagań (co ma miejsce w przypadku akredytacji kierunku studiów), ale także ocenę całego systemu zarządzania jakością, w tym rozwoju wszystkich elementów wpływających na stałą poprawę jakości, a więc także: badanie rozwoju programów, rozwoju pracowników, badanie potrzeb rynku itp. Certyfikacja bowiem jest oceną systemu zarządzania jakością, zaś akredytacja – systemem oceny jakości jako zgodności z wymaganiami.

 SYSTEMOWE MECHANIZMY SAMOOCEN I ROZWOJU

Do certyfikacji systemu zarządzania jakością konieczne jest wdrożenie procedur systemowych procesowych oraz procedur systemowych zapewniających funkcjonowanie systemu. W szczególności audyty wewnętrzne systemu oraz przeglądy systemu zarządzania jakością przez kierownictwo uruchamiają mechanizm udokumentowanych samoocen i rozwoju organizacji (katedry, wydziału lub uczelni). Można zatem powiedzieć, że certyfikacja systemu zarządzania jakością wymusza rozwój jakości w kształceniu i może być pomocna podczas akredytacji kierunku studiów.

Jednak utrwalone wśród pracowników naukowo-dydaktycznych poczucie „autonomii akademickiej” powoduje, że niechętnie traktuje się próby dokumentowania procesów kształcenia: ich planowania, przebiegu i wyników. Tymczasem wdrożenie systemu zarządzania jakością nie ogranicza (a wręcz wymaga) pracy twórczej wszystkich pracowników wydziału, udokumentowanie zaś planów, kryteriów ocen itp. nie pozwala na późniejsze ogólnikowe wyjaśnienia i wymusza wkład pracy w szerszym zakresie niż tylko zajęcia w sali wykładowej. Tymczasem już kilkaset lat temu w manufakturach wynagradzano pracowników także za prace poprzedzające samą „produkcję”. Dziś, niestety, w szkolnictwie wyższym podstawową miarą ilości pracy nadal są tylko zajęcia dydaktyczne, a nie inne prace „przygotowujące” jakość tych zajęć (procesy wspierające proces podstawowy).

System zarządzania jakością wymusza – także w twórczej pracy naukowo-dydaktycznej – określenie celów, wymagań oraz mierników i kryteriów oceny wszystkich procesów, składających się na kształcenie. Dlatego w systemie jest potrzebne udokumentowanie (kto, co, jak, kiedy, gdzie, wynik itd.) wszystkich procesów, a nie tylko procesu podstawowego – dydaktycznego.
Nic więc dziwnego, że ta „zbędna biurokracja” jest uważana za ograniczenie twórczego (w domyśle: dowolnego) postępowania, gdyż system zarządzania jakością wymaga także monitorowania wszystkich procesów, oceny jakości we wszystkich procesach oraz zmusza do rozwoju wszystkich elementów systemu (w tym programów, pomocy dydaktycznych, technik nauczania itp.).
Z drugiej zaś strony, niewielkie obciążenie godzinami pensum (tylko procesem dydaktycznym) i brak systemowej oceny jakości przygotowania zajęć są swoistym dodatkowym ekwiwalentem, przy stosunkowo niskim wynagrodzeniu za pracę w szkolnictwie wyższym.

Procedury systemu zarządzania jakością pozwalają wykorzystać także niezwerbalizowaną, „cichą” wiedzę pracowników, służącą rozwojowi jakości, poprzez sprzężenia zwrotne i wyprzedzające w systemie. Tradycyjna wiedza operacyjna – jako zdolność do adekwatnego reagowania i przystosowania – zostaje poszerzona o operowanie wiedzą: wymiana w ramach systemu, przewidywanie i planowanie działań oraz restrukturyzacja wiedzy dotychczasowej uczestników wymiany. Rozwój – w tym przypadku kompetencji (wiedzy, umiejętności i nastawienia) – to bowiem nie tyle wzrost ilościowy, ile zmiany jakościowe, zmiany dotychczasowych narzędzi oraz metod myślenia i działania. Ta zmiana wynika m.in. z restrukturyzacji takich dotychczasowych zasobów, jak język (i znaczenia słów), punkty widzenia, założenia, schematy poznawcze, skale wartości itp.

Wprowadzenie udokumentowanego systemu zarządzania jakością sprzyja też integracji struktury funkcjonalnej z procesami, poprzez: strukturalizację celów i zadań, określenie i decentralizację odpowiedzialności oraz uprawnień do podejmowania decyzji i samokontroli, określenie i decentralizację zadań dotyczących rozwoju, systemowe powiązania zewnętrzne i wewnętrzne zapobiegające autonomizacji celów, depersonalizację (obiektywizację) funkcji i zadań, dobór kompetencji i personelu do zadań („niezastąpieni” przestają być niezbędni w systemie i dlatego bronią swej roli „niezastąpionych”).

Powiązanie standaryzacji dokumentacji systemu zarządzania jakością z formalizacją wymagań, celów, kryteriów itp. oraz z obiektywizacją (porównywalności i ocen, harmonizacji i rozwoju) pokazano na rys. 2.

Wdrożenie systemu zarządzania jakością jest więc „metazmianą”, gdyż wymusza dalsze zmiany. W efekcie zmiany stają się procesem ciągłym, a nie kolejnymi przedsięwzięciami. Natomiast zmiany wprowadzane obecnie przez minima standardów (minima programowe i minima kadrowe w kształceniu akademickim) nie mają jednak charakteru systemowego, gdyż są to zmiany ilościowe poszczególnych zasobów i nie uruchamiają jednocześnie zmian systemowych, nowych sprzężeń zwrotnych i wyprzedzających.
Dlatego wdrożenie systemu zarządzania jakością jest przydatne zarówno do przygotowania uczelni (wydziału) do akredytacji kierunku studiów, jak i do systemowego rozwoju jakości kształcenia.

Dr hab. Kazimierz Dendura, prof. WSM, specjalista w dziedzinie organizacji i zarządzania, pracuje w Katedrze Materiałów Okrętowych i Technologii Remontów Akademii Morskiej w Gdyni.

Komentarze