USOS - sprawne zarządzanie

Uniwersytecki System Obsługi Studiów jest oprogramowaniem do zarządzania i udostępniania danych związanych ze studiowaniem. Służy on wykładowcom, studentom i administracji. Umożliwia jednoczesne ogarnięcie dydaktyki prowadzonej w całej uczelni, bez potrzeby integrowania danych przetwarzanych w rozproszonych dziekanatach. Wspólna baza danych całej uczelni powinna być jedna i zainstalowana na centralnym komputerze, z którego poszczególne jednostki korzystają przez sieć.

Z perspektywy dziekanatu

Jeśli system zawiera wszystkie niezbędne dane, to może pomagać administracji w generowaniu niezbędnych raportów (dla GUS, wojska, biblioteki i in.), dokumentów związanych z tokiem studiów (listy grup, protokoły egzaminacyjne, spisy ocen, dokumenty w formacie wymaganym przez program ERASMUS i in.). Obecnie przygotowywany jest moduł do wydawania europejskiego suplementu do dyplomu.

Prodziekan ds. studenckich może korzystać z pełnej informacji o ocenach czy urlopach studenta przy podejmowaniu decyzji o warunkowym zaliczeniu, udzieleniu urlopu lub przeniesieniu na inny kierunek. Może również korzystać z USOS, gdy podejmuje decyzje o zakwalifikowaniu studentów na zajęcia, na które jest prowadzona rejestracja.

Dziekanat (lub inna komórka) wpisuje dane o zatwierdzonych tematach i opiekunach prac dyplomowych, składy komisji egzaminów dyplomowych, oceny z pracy i średnie ze studiów. Na tej podstawie z USOS można wydrukować protokół egzaminu dyplomowego, a po jego odbyciu i wpisaniu ocen, zaświadczenia o ukończeniu studiów.

Jedną z najbardziej innowacyjnych funkcji USOS jest możliwość automatycznego rozliczania studentów ze spełnienia wymagań poszczególnych etapów programu studiów (np. semestrów, lat). W celu posługiwania się tym narzędziem do systemu trzeba wprowadzić przedmioty, program studiów i przypisać studenta do programu. Zdefiniowanie programu studiów wymaga określenia jego etapów, a więc okresów po których następują rozliczenia (semestr, rok itp.). Następnie do każdego etapu należy określić wymagania programowe, a więc przedmioty, które student musi zaliczyć na danym etapie. Wymagania programowe mogą być dostosowane do elastycznych programów studiów, w których wymaga się zaliczenia określonej liczby przedmiotów z wyróżnionych grup.

Jeśli program studiów został formalnie opisany w USOS i zostały wprowadzone oceny otrzymane przez studenta, to USOS może automatycznie zaproponować dziekanowi decyzję w sprawie zaliczenia etapu (roku) i wpisu na następny etap, zaliczenia warunkowego lub niezaliczenia i powtarzania etapu (roku).

W przypadku konieczności skreślenia studenta z programu, dziekan może wybrać właściwy formularz z uzasadnieniem zaakceptowanym przez prawnika, a USOS automatycznie wydrukuje decyzję ze wszystkimi koniecznymi danymi i kopiami (np. do WKU).

USOS a pomoc socjalna

Moduł stypendialny USOS pozwala na obliczanie wysokości stypendiów socjalnych i naukowych. USOS udostępnia wiele różnych algorytmów stypendialnych. Stypendia socjalne wylicza się podając globalną kwotę funduszu, liczbę chętnych i dochód w rodzinie oraz różne parametry progowe. Istnieje możliwość definiowania rankingu na potrzeby stypendiów naukowych, wyliczania wysokości stypendiów na podstawie średniej, wysokości funduszu, wartości parametrów progowych. Zazwyczaj wykonuje się kilka iteracji w celu ustalenia optymalnego podziału.

Pełne informacje o przyznanych stypendiach, umożliwiające automatyczne generowanie przelewów bankowych, są pobierane w kwesturze bezpośrednio z systemu, bez potrzeby przesyłania danych, nawet drogą elektroniczną. Oczywiście, system umożliwia drukowanie list stypendialnych oraz zaświadczeń o pobieranych stypendiach.

Służby socjalne wprowadzają do USOS informacje o akademikach i liczbie miejsc dostępnych dla studentów poszczególnych wydziałów. Student może pobrać z USOS częściowo wypełniony indywidualny formularz podania o akademik. Już wkrótce komórki wydziałowe będą mogły dokonywać przydziału miejsc za pomocą USOS.

USOS służy również do sporządzania list stypendialnych w formie gotowej do wykorzystania przez służby finansowe.

Z perspektywy komórki finansowej

Jak wspomnieliśmy, USOS może być wykorzystywany przez służby finansowe na poziomie wydziału i uczelni do obsługi spraw stypendialnych oraz opłat wnoszonych przez studentów. USOS umożliwia np. drukowanie wypełnionych blankietów przelewów (na prośbę studenta) oraz bezpośrednie rejestrowanie opłat przyjętych w kasie (np. czesnego). Możliwe jest bezpośrednie wciąganie, z plików otrzymanych z banku, danych o wpłatach dokonanych przelewami. Każdy student posługuje się unikatowym numerem konta, dzięki czemu można jednoznacznie rozpoznać wpłacającego. Plik z informacjami o wpłatach jest wczytywany do systemu i wpłaty są rozliczane automatycznie z należnościami. Możliwe jest tworzenie elektronicznych raportów kasowych z informacjami o wpłatach (raporty są wczytywane do programu finansowo-księgowego). Wygodną funkcją jest możliwość drukowania umów i rachunków dla pracowników, automatycznie wypełnionych danymi osobowymi, danymi urzędu skarbowego itp.

Z perspektywy komórki kadrowej

Do pełnego zakresu funkcjonowania USOS jest oczywiście niezbędne zgromadzenie w systemie wielu danych dotyczących nauczycieli akademickich. Dane powinny pojawiać się w USOS poprzez import z centralnej bazy, utrzymywanej przez uczelnianie biuro spraw pracowniczych. USOS może być wykorzystywany w jednostkach w pewnym zakresie do obsługi spraw personalnych, w szczególności przechowywania bardziej szczegółowych danych niż te potrzebne w centrali (np. lokalne funkcje opiekuna roku studiów, członka komisji, pełnomocnika dziekana itp.) Pozwala na sporządzanie raportów (list pracowników) w potrzebnym jednostce formacie. Pomaga w wyliczaniu należnych urlopów pracowników i rozliczaniu z wykorzystania urlopu.

Moduł kadrowy, korzystając z danych dotyczących zajęć dydaktycznych prowadzonych przez nauczycieli, może służyć do rozliczenia pensum. System umożliwia wprowadzanie rozmaitych formuł rozliczania pensum (za zajęcia wspólnie prowadzone, usługowe na rzecz innych jednostek itp.).

Moduł kadrowy USOS pozwala wygenerować konta w USOSweb dla nauczycieli oraz dostarcza do USOSweb dane niezbędne do tworzenia internetowych wizytówek poszczególnych pracowników oraz zbiorczych list wykorzystywanych np. w portalu internetowym.

USOS posiada także moduł do obsługi uczestników studiów doktoranckich oraz przeprowadzania przewodów doktorskich (np. formularze protokołów posiedzeń komisji ds. przewodu).

Z perspektywy informatyka

USOS do sprawnego działania potrzebuje centralnego serwera bazy danych. Wymagania techniczne zależą od wielkości uczelni, w tym liczby stanowisk klienckich. Zalecanym oprogramowaniem systemowym jest publicznie dostępny Linux. Oprogramowanie bazodanowe to produkt firmy Oracle. Koszt licencji stanowi, niestety, główny składnik kosztowy wdrożenia USOS.

Do instalacji USOSweb na potrzeby pojedynczej jednostki wystarczy sprawny komputer z procesorem Intel i pojemnym dyskiem z systemem operacyjnym Linux. Pozostałe oprogramowanie jest także publicznie dostępne: serwerem bazy danych jest MySQL, a interfejs użytkownika napisano w PHP.

Jako stacji klienckiej USOS można użyć dowolnego komputera osobistego z dużą pamięcią (akceptowane jest 128 MB pamięci RAM, zalecane 256 MB), z systemem operacyjnym z rodziny MS Windows. Stacje klienckie powinny mieć sprawne połączenia sieciowe z centralnym serwerem.

Uzgadnianie bazy danych Oracle z rozproszonymi bazami MySQL odbywa się (w aktualnej wersji USOS) asynchronicznie, poprzez pliki tekstowe.

Zaleca się stawianie serwera centralnej bazy danych za zaporą ogniową i wpuszczanie do niej komunikatów tylko ze wskazanych komputerów. Bazy USOSweb są częściową kopią centralnej bazy danych, więc ich ewentualna awaria nie stanowi większego zagrożenia. Połączenia użytkowników sięgających do baz MySQL przez Internet są szyfrowane. Hasła dostępowe użytkowników części centralnej i internetowej są przechowywane w systemie w postaci zakodowanej.

Co dalej?

Dotychczasowe funkcje USOS koncentrują się wokół usprawnienia dostępu do informacji i zarządzania organizacją dydaktyki. W przyszłości USOS może również służyć do analizy danych, mającej na celu polepszenie jakości dydaktyki (np. badanie rozkładów ocen z przedmiotów w rozmaitych grupach studentów) i analiz służących poprawie efektywności wykorzystania zasobów (np. pensum dydaktyczne, sale dydaktyczne). Może być również sprzężony z innymi aplikacjami, np. oprogramowaniem obsługującym rekrutację studentów czy z archiwum prac dyplomowych.

Prof. dr hab. Stefan Jackowski, matematyk, jest dziekanem Wydziału Matematyki, Informatyki i Mechaniki Uniwersytetu Warszawskiego.

Dr Janina Mincer-Daszkiewicz, prodziekan Wydziału Matematyki, Informatyki i Mechaniki Uniwersytetu Warszawskiego, jest kierownikiem projektu USOS.

Tekst przygotowany na konferencję „Informatyzacja obsługi studentów w uczelniach”, zorganizowaną 27 listopada 2003 roku przez Międzyuniwersyteckie Centrum ds. Informatyzacji (UCI) oraz Wydział Matematyki, Informatyki i Mechaniki Uniwersytetu Warszawskiego.