Zamówienia publiczne stały się w uczelniach rodzajem bomby zegarowej.
Wybucha ona co jakiś czas i rozsiewa trwogę.

Jacek Wojciechowski

Aby środki publiczne - w sumie bardzo znaczne - były wydawane uczciwie, zgodnie z potrzebami i stwarzały wyrównane szanse licznym zleceniobiorcom, zaczęto ustanawiać odpowiednie prawa, zwykle w randze ustaw. Ustawa o zamówieniach publicznych pojawiła się w 1994 roku, potem nowelizowano ją w 1995 i jeszcze raz w 1997 roku. To zresztą świadczy, że od początku daleko jej było do doskonałości. Przez wiele miesięcy uczelnie funkcjonowały w komfortowym przeświadczeniu, że ustawa nie ma z nimi nic wspólnego, na co wielu spoza uczelni reagowało z wściekłością. Ostatecznie jednak Trybunał Konstytucyjny 12 marca 1997 roku ustalił, że ustawa dotyczy uczelni w całej rozciągłości. Z tą chwilą zamówienia publiczne stały się w uczelniach rodzajem bomby zegarowej, która wybucha co jakiś czas i rozsiewa trwogę.

Jeszcze w czerwcu 1997 rektorzy polskich uczelni, zebrani w Krakowie, zaapelowali do rządu o zmianę ustawy w taki sposób, żeby szkół wyższych nie obejmowała. Nie jestem prawnikiem, ale nawet dla mnie taki apel wydaje się bezskuteczny. Bo to nie rząd uchwala ustawy i nie rząd interpretuje ich stosowalność. Nie ma też racjonalnego uzasadnienia (niestety!), dla którego uczelnie miałyby zostać potraktowane inaczej aniżeli inne państwowe instytucje w kraju. Zbyt wielkimi (acz na potrzeby za małymi) obracają sumami, żeby mogły pozostać poza rygorami. Generalnie zatem jest tylko jedno wyjście: ustawę trzeba przeczytać i wprowadzić w życie oraz pozostawać z nią w jakiej takiej przyjaźni. Skoro można przyjaźnić się z lwem...

PRZYJAŹŃ Z USTAWĄ

Ustawa rzeczywiście przynosi pewne uciążliwości, natomiast niedobra legenda wyolbrzymia je do niewyobrażalnych rozmiarów. To niczemu nie służy. Wśród najbardziej dokuczliwych aspektów ustawy o zamówieniach publicznych, szczególnie zniechęcająca była dotychczas upiorna biurokracja, w postaci nadmiernie szczegółowych wytycznych oraz rozbudowanej dokumentacji pisemnej. Nowa wersja ustawy skutecznie to, jak sądzę, redukuje. Bardzo niski był też kwotowy próg dopuszczalnych zamówień z wolnej ręki, obecnie znacznie podwyższony do kwoty ok. 11 100 zł netto, czyli bez podatku VAT. Poza tym mocno narzekano na długie terminy różnych postępowań. Wiele środków otrzymuje się przecież bardzo późno i w ratach, a obligatoryjne są wszak rozliczenia roczne; w tej sytuacji wielu przedsięwzięć właściwie nie można było realizować. Obecnie większość terminów da się poskracać. Czy to już wystarczy, żeby zaprzyjaźnić się z ustawą oraz z jej procedurami? Ostrożnie można powiedzieć, że dzięki temu skutki są mniej dokuczliwe, a to ma znaczenie.

Nadal kłopotliwa jest zasada ogłaszania dużego przetargu (oraz innych form postępowania) najprzód w "Biuletynie Zamówień Publicznych", a dopiero potem w prasie i w mediach. To nonsens i strata czasu: należałoby uprawomocnić równoczesność - jednakże tak nie jest. Poza tym wciąż jeszcze irytuje mnogość oraz czasochłonność wielu postępowań proceduralnych. To wszystko utrudnia funkcjonowanie, ale go nie uniemożliwia. Przeklina się również ustawowe procedury przy kupowaniu różnych odczynników - zazwyczaj bardzo kosztownych - w obszarze nauk ścisłych i przyrodniczych oraz przy zakupie zbiorów dla dużych bibliotek. Otóż podejrzewam, że przetarg ograniczony na dostawę odczynników, z realizacją wieloletnią, a w przypadku bibliotek negocjacje z zachowaniem konkurencji lub zapytanie o (szeroko rozumianą, np. z rabatem) cenę, na dłuższy czas uregulowałyby warunki dostawy. A już inna sprawa, że przydałaby się opinia Trybunału Konstytucyjnego na temat stosowania ustawy odnośnie kupowania książek: każda książka lub czasopismo jest wszak niepowtarzalną całością, jednostką - nie kupuje się przecież książek w tonach lub na kopy.

RACJONALIZACJA

Myślę, że w związku z wykładnią Trybunału Konstytucyjnego odnośnie ustawy o zamówieniach publicznych, powstało na uczelniach niejakie zamieszanie. Z całkowitej obojętności trzeba było nagle przestawić się na pełne i natychmiastowe zastosowanie ustawowych procedur. Nawet ci, którzy (jak niżej podpisany) musieli się już wcześniej stosować do zalecanych procedur w instytucjach pozauczelnianych, mieli z tym w środowiskach akademickich niejakie kłopoty. Z drugiej strony: żadna ustawa nie zwalnia nikogo z powinności merytorycznych ani z reguł zdrowego rozsądku. Tymczasem, przy okazji implantacji ustawy o zamówieniach publicznych w uczelniach, pojawiły się wyraźne tendencje pozauczelniane uczynienia z tej ustawy fetyszu. Według wielu opiniodawców i różnych pełnomocników, powinna być znana wszystkim, a zwłaszcza (nie wiadomo czemu) profesorom. Stąd próby narzucania długotrwałych szkoleń, narad i sążnistych dyrektyw. Nie można na to pozwalać. Nie po to ludzie w ciągu wielu lat uzyskują najwyższe kwalifikacje naukowe, żeby potem dumać nad procedurami zamawiania krzeseł i komputerów bądź ślęczeć nad sążnistymi formularzami. Do tego trzeba powołać odpowiednie służby administracyjne. My mamy - w ogólności - wiedzieć, że taka ustawa obowiązuje i znać jej podstawowe przesłanki. Niektórzy, częściej uwikłani w zamówienia, powinni ewentualnie poznać istotę głównych procedur: zamawiania z wolnej ręki, zapytania o cenę, negocjacji z zachowaniem konkurencji oraz przetargów - ograniczonego i nieograniczonego. Wszystko zaś dlatego, że bywamy zleceniodawcami, powołujemy komisje lub wchodzimy w ich skład. Ale na tym koniec. Z racji wykonywanych zawodów mamy zajmować się zupełnie czymś innym, więc nie dajmy sobie wrzucać tego drobiazgowego "kitu" proceduralnego. To jest zadanie dla odpowiednich służb.

ZRĘBY ORGANIZACJI

Gdybym miał od samego początku, od zera, wdrażać ustawowe procedury zamówień publicznych w uczelni, zacząłbym od utworzenia w dziale administracji stosownej służby, agendy, zespołu, z liczbą stanowisk (np. 2-5) podyktowaną wielkością uczelni. Ktoś bowiem musi biegle znać postanowienia, procedury, tryb postępowania, ktoś musi prowadzić poprawną dokumentację i dbać o terminy, a nie widzę szans, żeby scedować to wszystko na sekretariaty wydziałów lub instytutów. No więc musi to być chyba agenda w uczelnianej centrali, obsługująca tak zamówienia rektorskie, ogólnouczelniane, jak też wydziałowe, instytutowe i jednostek równorzędnych. To tam trzeba opracować regulamin postępowania, krótki, przejrzysty i określający, co trzeba zrobić w razie składania zamówienia w ramach TEJ uczelni. Także ustalający, do kogo dzwonić z wnioskiem o poradę i obsługę postępowania. Taki regulamin powinni otrzymać wszyscy zainteresowani, zwłaszcza dziekani oraz dyrektorzy instytutów. Nie znaczy to, że każdy od razu zechce zastosować się do postanowień ustawy. Przeciwnie: można raczej przyjąć za pewnik, że próby obejścia będą liczne. Tymczasem taryfikator kar, nakładanych na tego, kto składa zamówienie (np. dziekan, dyrektor instytutu) oraz na tego, kto nadzoruje, czyli na rektorów, jest standardowy. Żeby tego uniknąć, musi istnieć system gwarantujący zastosowanie ustawowych procedur. Mam na myśli stanowisko kontrolne w kwesturze, do której prędzej czy później rachunki do zapłacenia muszą trafić. Trzeba żądać, żeby załącznikiem do faktur była dokumentacja postępowania zamówieniowego i bez niej nie akceptować wypłaty. Niestety, to jedyny jako tako skuteczny sposób.

Następnym krokiem mogłoby być powołanie ogólnouczelnianej, stałej komisji do spraw zamówień publicznych, złożonej z przedstawicieli wszystkich działów i jednostek równorzędnych, co ułatwi wprowadzenie stosownych procedur wszędzie. Zadaniem członków tej komisji powinno być przybliżanie wiedzy o procedurach członkom rad wydziałów oraz dziekanom, a przede wszystkim udział (np. 3-4 osoby) w konkretnych komisjach przetargowych, powoływanych przez rektora dla realizacji zamówień ogólnouczelnianych. Niestety, trzeba się liczyć z tym, że zwykle nie obywa się bez 3-4 posiedzeń takiej komisji.

Każda komisja przetargowa powinna składać się z innych osób, najlepiej bezpośrednio zainteresowanych zamówieniem, ale zawsze powinni znaleźć się w jej składzie członkowie komisji ogólnouczelnianej. Konsekwentnie, również w przetargowej komisji wydziałowej lub instytutowej powinni znaleźć się członkowie stałej komisji ogólnouczelnianej. Chodzi o to, żeby każda komisja przetargowa była możliwie bezstronna, w grę wchodzi bowiem istotny interes uczelni oraz znaczne pieniądze.

W Uniwersytecie Jagiellońskim powołano do komisji ogólnouczelnianej głównie dziekanów i prodziekanów. Ma to tę dobrą stronę, że dzięki temu kierownictwa wydziałów wiedzą o co chodzi. Z drugiej strony jednak - to są ludzie najbardziej w uczelni obciążeni obowiązkami. Powołanie zatem każdej komisji przetargowej z ich udziałem nie jest wcale łatwe.

Widzę poza tym sens w przeprowadzeniu wykładu na temat zamówień publicznych dla wszystkich potencjalnych realizatorów tych zamówień. Może to zrobić któryś z pełnomocników (tzw. "trener") wojewody do spraw zamówień publicznych, byle uczynił to na stosownym poziomie uogólnienia. Powtórzenie tego samego w skrócie (już własnymi siłami) na posiedzeniach rady wydziałów i rozprowadzenie stosownego regulaminu, kończy etap przygotowania. Nic więcej nie trzeba: to są wszak uczelnie, a nie laboratoria zamówieniowe. Nic więcej - poza wprowadzeniem koniecznych procedur w życie.

KBN I FUNDACJE

Sporo nieporozumień wywołało źle zredagowane sformułowanie art. 6 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych, dotyczące środków KBN. Jak się okazuje, z procedur zamówieniowych zwolniony jest tylko KBN, kiedy rozdziela środki - zresztą, jak wiadomo, w trybie konkursu, więc zwolnienie jest pozorne. Natomiast każdy grantobiorca na żadne zwolnienia od ustawy nie może liczyć. Każdy z nas, otrzymując grant z KBN (lub z dowolnej fundacji, gdzie są zaangażowane środki publiczne), jako kierownik projektu, musi dostosować się do przepisów ustawy. Nie spodoba się to zapewne wielu osobom, ale tak jest.

Najwięcej irytacji spowoduje pewnie konieczność zastosowania procedur ustawy wobec intencji wydania książki z dofinansowaniem KBN, jeśli przekracza ono 11 100 zł. Oczywiście, nie ma takiej potrzeby, jeżeli wydaje się w wydawnictwie swojej, tj. przyjmującej grant uczelni. Wielu uczelnianych edytorów nie wyzbyło się jeszcze socjalistycznej zgrzebności, nie radzą sobie poza tym z dystrybucją, promocją ani reklamą. Żeby już nie wspomnieć o honorariach. Zatem nic nie stoi na przeszkodzie, aby zwrócić się do innych wydawców, ale w zgodzie z ustawowymi procedurami - np. przez negocjacje z zachowaniem konkurencji lub przetarg ograniczony. Początkowo wydawcy będą pewnie zaskoczeni, lecz z czasem to minie. Zwłaszcza, że przecież autorzy, oprócz samego (pół) produktu, czyli tekstu, dostarczają jeszcze pieniądze na realizację.

Ustawa o zamówieniach publicznych nie może mieć związku z honorariami, zaś przepisy KBN odżegnują się od nich jednoznacznie. To jest praktyka dziwaczna. Z drugiej strony: ustawa nie zabrania przecież ujęcia kwestii honorariów w postępowaniu zamówieniowym. Gdyby bowiem w ogóle nie można było negocjować honorariów za wieloletnią pracę, to nauką oraz pisaniem dla nauki musiałyby zająć się chyba krasnoludki.

KU NORMALNOŚCI

Można zastanawiać się dlaczego właśnie ustawa o zamówieniach publicznych wywołała takie poruszenie - również negatywne. Otóż należy ona do tych kilku ustaw, które regulują codzienne postępowanie, dość głęboko i radykalnie wnikając w stosowane procedury. Stąd potrzeba poznania jej i wprowadzenia w życie, ale bez nadmiernej fetyszyzacji. Mogą być w tym pomocni pełnomocnicy wojewodów do spraw zamówień publicznych. Przyda się też miesięcznik "Zamówienia Publiczne. Doradca". Niektórzy z nas powinni ponadto uczestniczyć w komisjach przetargowych - uczelnianych, wydziałowych, instytutowych - są bowiem do wydania znaczne a wspólne środki, trzeba więc zapewnić racjonalny sposób wydawania. Z uwagi na wysokość tych środków, komisyjne postępowanie rozstrzyga o sprawiedliwym wyborze zleceniobiorców. I o to także chodzi.

Na początek konieczne są decyzje rektorskie w sprawie powołania w uczelni stosownej agendy do spraw zamówień publicznych oraz stałej komisji uczelnianej, a następnie - regulaminu postępowania. Z tą chwilą tryb zamówień publicznych nie powinien już wywoływać emocji.

Prof. dr hab. Jacek Wojciechowski, bibliotekoznawca i literaturoznawca, pracuje w Instytucie Filologii Polskiej UJ w Krakowie. Jest dyrektorem Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej w Krakowie, a także przewodniczącym Stałej Komisji Uczelnianej ds. Zamówień Publicznych w UJ.

Uwagi.