Jeśli dobrze zorganizowane szkolnictwo brytyjskie widzi konieczność 
wprowadzenia tego typu rozwiązań, to warto je znać i wykorzystywać 
przy reorganizowaniu naszych bibliotek.

Artur Jazdon

Pracownicy polskich bibliotek, nie tylko naukowych, borykają się w ostatnich latach z wieloma problemami. Nie myślę tu o problemach „starych jak świat”, typu: brak środków, skromne lokale biblioteczne, ale o nowych, wynikających ze zmian ekonomicznych, gospodarczych, społecznych dokonujących się w Polsce. Konieczność rozwiązania wielu z tych problemów potęgowana jest głosami wzywającymi do ich unormowania zgodnie z przepisami prawa i standardami obowiązującymi w państwach Europy Zachodniej. Z drugiej strony słyszymy głosy naszych władz o konieczności oszczędzania na wydatkach bibliotecznych oraz głosy osób korzystających z nowoczesnych bibliotek poza granicami Polski. Większość z nich zarzuca nam niedorozwój i nienadążanie za bibliotekami europejskimi, a część wyraża życzenia szybkiego osiągnięcia ich poziomu. Są to dążenia, krytyki i nadzieje, których nie można zaspokoić równocześnie. Wielokrotnie przy tym pracownicy bibliotek naukowych szukający argumentów za przyjęciem takiego czy innego rozwiązania, nie mieli normatywów, do których mogliby się odwołać. Nie ma w polskich przepisach prawa, a w literaturze przedmiotu wskaźników, które pozwoliłyby dyrektorowi biblioteki lub władzom uczelni powiedzieć, czy liczba pracowników w stosunku do liczby studentów jest prawidłowa, czy przyznany budżet jest wystarczający dla zapewnienia wzbogacania zbiorów, czy wielkość zbiorów odpowiada liczbie studentów, czy rokrocznie wprowadza się do zbiorów wystarczającą liczbę nowości, czy powierzchnia i liczba miejsc czytelniczych są adekwatne do liczby użytkowników itp. Takie założenia, wskaźniki czy zalecenia opracowane dla bibliotek brytyjskich opublikowano w pracy Zarządzanie biblioteką. Najnowsze kierunki w bibliotekarstwie brytyjskim (red. I. Kemp i T. Wildhardt), wydanej w Warszawie w 1998 r. Ponieważ wnikliwą lekturą tekstów zajmą się zapewne wyłącznie bibliotekarze, warto w paru słowach przybliżyć wszystkim pracownikom nauki, a szczególnie władzom uczelni, najważniejsze założenia, z pewnym odniesieniem do obecnej sytuacji polskich bibliotek uczelnianych.

RAPORT FOLLETA

Najbardziej znany, funkcjonujący od kilku lat w środowisku, jest tzw. raport Folletta, opracowany w 1993 r. przez zespół pod kierunkiem prof. Briana Folletta, przewodniczącego Rady ds. Finansowania Szkolnictwa Wyższego Anglii, przygotowany – co warto podkreślić – nie przez bibliotekarzy, lecz użytkowników bibliotek, którymi są pracownicy nauki. Raport przedstawia serię szczegółowych zaleceń obejmujących planowanie strategiczne, potrzebę efektywnej integracji usług bibliotecznych z innymi aspektami planowania i zarządzania instytucją, zarządzanie personelem i jego rozwój, politykę i praktykę zakupów, ocenę jakości oraz stosowanie ogólnego zbioru wskaźników efektywności pracy bibliotek. Kto z bibliotekarzy nie podpisze się pod zawartym w nim stwierdzeniem, iż instytucje szkolnictwa wyższego powinny dokonać na nowo oceny pozycji bibliotek oraz bibliotekarzy i ich funkcji, precyzując jasno stawiane przed nimi zadania i zapewniając środki umożliwiające ich realizację lub, że każda instytucja szkolnictwa wyższego jest odpowiedzialna za właściwe finansowanie biblioteki z dostępnych źródeł własnych. W związku ze znacznym wzrostem liczby studentów istnieje konieczność zwiększenia powierzchni przeznaczonej dla czytelników, w związku z czym instytucje te powinny wspierać program budowy, przebudowy lub innego rodzaju adaptacji powierzchni dla potrzeb bibliotek. Czy w sytuacji, gdy dotacje na czasopisma przychodzą na uczelnie w środkach statutowych – co wzbudza obawy bibliotekarzy, czy będzie je można bez problemu na ten cel wykorzystać – nie jest cenne dla instytucji finansujących zalecenie, aby ze środków na badania wydzielić środki na pokrycie dodatkowych kosztów utrzymania specjalistycznych zbiorów, przy czym winne one być przyznawane niezależnie od głównego rozdziału funduszy? Jeśli dobrze zorganizowane szkolnictwo brytyjskie widzi konieczność wprowadzenia tego typu rozwiązań, to warto je znać i wykorzystywać w toczonych u nas dyskusjach oraz przy organizowaniu czy reorganizowaniu naszych bibliotek.

Schodząc jednak do bardziej przyziemnych tematów, spójrzmy na założenia SCONUL (Standing Conference of National and University Libraries) dotyczące normatywów powierzchniowych lub – bez wątpienia, jeszcze dla nas ciekawsze – wytyczne zalecane przez brytyjskie Stowarzyszenie Bibliotekarzy. Podobnego typu założeń brakuje w bibliotekarstwie polskim. Co ciekawego znajdujemy w proponowanych założeniach?

WYDŁUŻYĆ CZAS

Jedną z pierwszych rzeczy, na które zwraca się uwagę jest postulat, by w związku z ogromnym wzrostem liczby studentów każda z instytucji dokonała rewizji czasu otwarcia swej biblioteki w perspektywie możliwych korzyści płynących z jego wydłużenia oraz wprowadzenia magazynowania zwartego (oszczędność miejsca). Z pierwszym postulatem coraz częściej – choć jeszcze nieśmiało – w Polsce się spotykamy. Konsekwencją musiałoby być albo częściowe zwiększenie zatrudnienia, albo przeznaczenie środków na dodatkowe dyżury. Otwarcie naszych bibliotek w soboty i niedziele mogłoby się stać możliwe – bez zwiększania zatrudnienia – dzięki wprowadzeniu zasady płacenia za nie np. ze środków pozyskanych przez uczelnie za płatne formy kształcenia. Innym problemem, który może się przy tym pojawić, będzie zapewnienie ochrony osobom pełniącym np. dyżury do 2200 czy 2400. Zdecydowaną większość pracowników naszych bibliotek stanowią kobiety i nie można nie widzieć problemu ich bezpieczeństwa. Przykre doświadczenia Biblioteki Uniwersyteckiej w Poznaniu każą piszącemu te słowa dostrzegać problem szczególnie ostro. Problem magazynowania zwartego, bardzo ważny szczególnie w odniesieniu do księgozbioru starszego (np. starsze roczniki czasopism), rzadziej wykorzystywanego, wymaga dużych nakładów na budowę magazynów pozwalających to rozwiązanie zastosować.

Bez wątpienia ważne jest zalecenie, aby przeliczyć, czy odpowiednia cześć budżetu wykorzystywana jest na rozwój zbiorów przeznaczonych do wypożyczeń krótkoterminowych. Tu, sądzę, większość z bibliotekarzy musi uderzyć się w piersi. Badań takich dotąd nie prowadziliśmy, nie myśląc chyba o wykorzystaniu budżetu w tych kategoriach. Co więcej, rozpocząć musimy w wielu bibliotekach od zmiany zasad udostępniania. Odejść należy od przeważających udostępnień długoterminowych (na semestr, na miesiąc) a dodatkowo zwiększyć liczbę materiałów udostępnianych wyłącznie na miejscu, w czytelniach. Wymaga to oczywiście dołożenia starań o rozbudowę miejsc czytelniczych i, być może, zwiększenie liczby ogólnie dostępnych kserografów. Ten jednorazowy wydatek będzie się zwracał poprzez oszczędności w wydatkach na gromadzenie (zakupy wieloegzemplarzowe).

ŚRODOWISKO 
DO STUDIOWANIA

Doświadczenie bibliotek brytyjskich pokazało, iż normatywy wyliczone w 1976 r. uległy dezaktualizacji. Wynikło to ze zmian dokonujących się w szkolnictwie wyższym – przeniesienia punktu ciężkości z nauczania formalnego, prowadzonego na wydziałach w postaci wykładów itp., na samodzielne uczenie się studenta. To oznacza przeniesienie ciężaru całego procesu nauczania z sal wykładowych do bibliotek i centrów zasobów edukacyjnych. Poszerzenie propozycji edukacyjnej dla studentów stawia przed bibliotekami konieczność sprostania tym coraz bardziej zróżnicowanym wymaganiom użytkowników. Zmiany zaczynają dotyczyć i nas. Stwierdza się, iż użytkownicy wracają do bibliotek, które posiadają i udostępniają odpowiedni sprzęt, różnorodne stanowiska czytelnicze, umożliwiają rozwijanie umiejętności w zakresie wyszukiwania informacji oraz zapewniają odpowiednie miejsca do cichej pracy własnej i do uczenia się w grupach. Biblioteki będą mogły sprostać tym zadaniom, gdy przestaną być tylko magazynami wypakowanymi po brzegi książkami i będą oferować wysokiej jakości środowisko do uczenia się, otoczenie sprzyjające studiowaniu oraz dostęp do informacji i usługi wysokiej jakości. Inwestowanie w wysoki standard wykończenia wnętrz i umeblowanie są podstawowym warunkiem uzyskania takiej jakości i zapewniają długoletnie, intensywne korzystanie przy minimalnych kosztach utrzymania – stwierdzają autorzy zaleceń. Jakże ważna uwaga, gdy przychodzi uzasadniać przed kwestorem kupno biurka komputerowego, nie tego najtańszego z oferowanych, choć wcale nie najdroższego.

STUDENT OBLICZENIOWY

W sprawach najważniejszych dla większości naszych bibliotek, jak powierzchnia biblioteki, liczba miejsc dla czytelników, liczebność personelu, kształtowanie zbiorów czy budżet na ich rozwój, również znajdujemy zalecenia, którym warto się przyjrzeć.

Większość wyliczeń proponuje się odnosić do tzw. studenta obliczeniowego. W polskim bibliotekarstwie większość wskaźników przeliczano dla celów porównawczych na wielkość zbiorów. W momencie, gdy nie wielkość zbioru ma być głównym wyznacznikiem „atrakcyjności” biblioteki, a poziom usług, jakie ona może świadczyć, należy chyba zgodzić się z tą propozycją i również stosować pojęcie studenta obliczeniowego. Chodzi w tym wypadku o wyliczenie, jaki ruch i obciążenia w bibliotece generują studenci różnych form studiów (zaocznych, wieczorowych, dziennych), tak aby każdorazowo nie przeliczać poszczególnych wielkości. Ponieważ brak konkretnych propozycji (tylko Stefan Kubów, nie uzasadniając swego stanowiska, zaproponował dla Biblioteki Dolnośląskiej Szkoły Wyższej Edukacji we Wrocławiu przelicznik 1:5), biorąc za punkt wyjścia rzeczywisty ruch wymienionych grup studentów w bibliotece, uważam za właściwe przyjęcie, iż jeden student studiów stacjonarnych równoważny jest trzem studentom pozostałych form kształcenia. Dlatego też np. o uczelni liczącej 6 tys. studentów stacjonarnych i tyluż studiujących w innych formach będziemy mogli powiedzieć, iż liczy ona 8 tys. studentów obliczeniowych.

Minimalną powierzchnię biblioteki wyznaczać ma normatyw 0,42 m2 na studenta obliczeniowego. Przy czym, określając faktyczne zapotrzebowanie, należy uwzględnić jeszcze inne warunki, szczególnie takie, które mogą spowodować, iż powierzchnia powinna być większa. Należą do nich: rozwój funkcji pełnionych przez bibliotekę, zmiana metod kształcenia, tj. położenie nacisku na pracę indywidualną, pracę przy wykorzystaniu materiałów źródłowych, zwiększanie liczby kierunków studiów specjalistycznych, zwiększanie liczby studentów zaocznych.

W tym wypadku dość łatwo więc wyliczyć, czy konkretna biblioteka spełnia normatywne wymagania.

W odróżnieniu od wytycznych z lat 70. proponuje się też, aby liczba miejsc w czytelniach była organizowana według zasady: 10 studentów obliczeniowych na 1 miejsce (poprzednio 6:1). Jeśli spojrzymy na polskie biblioteki uczelniane, zobaczymy, jak wiele do zrobienia mamy właśnie w tym zakresie. Ale równocześnie należy pamiętać, iż większa liczba miejsc w czytelniach to możliwość wprowadzenia w większym stopniu zasady prezencyjności w udostępnianiu zbiorów, to zwielokrotnienie obiegu jednego dokumentu, a tym samym możliwość odchodzenia od zakupów wieloegzemplarzowych, a więc i oszczędność wydatków na gromadzenie, przechowywanie czy konserwację zbiorów.

ILU BIBLIOTEKARZY?

Kluczowa dla wielu decydentów jest sprawa liczebności personelu bibliotecznego. Gdybyśmy bezkrytycznie przyjęli normy brytyjskie, byłyby one dziś dla wielu naszych bibliotek bezlitosne. Zaleca się bowiem, aby w szkołach dużych, liczących powyżej 2500 studentów obliczeniowych, jeden pracownik przypadał minimalnie na 330 studentów. W szkołach mniejszych – odpowiednio: jeden pracownik na 200 studentów obliczeniowych. Jest to kierunek, w jakim musimy zdążać. Trzeba bowiem pamiętać, iż te normy zostały stworzone dla bibliotek odmiennie zorganizowanych niż większość naszych – skomputeryzowanych, posiadających dane o zbiorach w bazie, a nie tworzących te opisy w pracochłonnym procesie retrokonwersji. Zostały stworzone dla bibliotek z wolnym dostępem do półek, a nie z rozbudowanym systemem magazynów obsługiwanych przez rzesze magazynierów; ze skomputeryzowanym systemem udostępnień automatycznie rejestrującym wypożyczenia, prowadzącym rezerwację tytułów, naliczającym kary, drukującym monity, bez ton rewersów ręcznie układanych w kartotekach czytelników; organizujących swe zbiory poprzez zakupy dokonywane na podstawie jednorodnego budżetu.

Ta ostatnia uwaga wymaga wyjaśnienia. Duża część z naszych bibliotek uniwersyteckich posiada egzemplarz obowiązkowy, niemało (jeszcze od czasu wojny) zbiory zabezpieczone czy zapasy dubletów do zagospodarowania, rozbudowane działy wymiany (pozostałość z czasów braku środków na kupno zagraniczne). Na tym opieramy nasze gromadzenie, a nie wyłącznie na środkach przeznaczanych na celowe zakupy. Dodatkowo, wielość źródeł finansowania, tak charakterystyczna dla naszych bibliotek, nie stanowi ułatwienia w prowadzeniu polityki finansowej.

Biblioteki brytyjskie w większości nie prowadzą też usług okołobibliotecznych, jakie przypisuje się naszym placówkom. Myślę tu o pracowniach konserwatorskich, introligatorskich, reprograficznych, mikrofilmowych. To usługi specjalistyczne, które w Anglii wykonuje się poza biblioteką. Wyjątkiem są biblioteki specjalizujące się np. w konserwacji zbiorów. Ale wówczas pracownie te są zupełnie inaczej organizowane, stanowiąc raczej duże, samodzielne instytucje czy bez mała instytuty badawcze przy bibliotekach i nie podlegające tym wyliczeniom.

ILE KUPOWAĆ?

Dotknęliśmy problemu finansowania gromadzenia zbiorów. Wielokrotnie powraca on w dyskusjach dyrektorów bibliotek polskich, z uwagi na ważkość problemu i duże różnice w sposobie jego rozwiązywania. W omawianych materiałach zaleca się, aby obliczać ten koszt jako wynik mnożenia liczby studentów obliczeniowych i średniej ceny książki wprowadzanej do zbioru oraz dodatkowego elementu, tzw. wagi. Waga to współczynnik uwzględniający takie elementy dodatkowe, jak nowo wprowadzane programy, stopień specjalizacji studiów itp. Wyliczono, iż biblioteka brytyjska powinna określić swój budżet mnożąc liczbę studentów obliczeniowych przez 26 funtów. Trudno tę wielkość zastosować w naszych przeliczeniach. Kupujemy wiele materiałów wydawanych w Polsce, które są tańsze niż materiały zachodnie. Jednak, z drugiej strony, kupujemy niemało materiałów zagranicznych, szczególnie czasopism czy książek z nauk matematyczno-przyrodniczych. Biorąc więc powyższą wielkość za podstawę przeliczenia mógłbym stwierdzić, iż biblioteka, którą prowadzę, ma budżet zaniżony o blisko połowę. Mnożąc jednak tylko liczbę studentów obliczeniowych przez średni koszt woluminu wprowadzonego do zbiorów w 1998 r., a wynoszący ok. 90 zł, wyliczam, iż środki budżetowe pokrywają 80 proc. obliczonej w ten sposób wartości minimalnej. A i tak – co wiem z bezpośrednich rozmów z kolegami zarządzającymi innymi bibliotekami – jestem pod tym względem w komfortowej sytuacji w stosunku do wielu z nich. Abstrahując jednak od tych konkretnych wyliczeń należy apelować, aby powyższą metodę obliczania budżetów przyjęto powszechnie.

NOWOŚCI I ARCHIWALIA

W ten sposób kształtowane zbiory powinny zapewnić w uczelniach dużych 17 woluminów na jednego studenta obliczeniowego, a w uczelniach mniejszych 28 woluminów. Uczelnie duże, działające wiele lat, standardy te spełniają. Gorzej może przedstawiać się sytuacja w bibliotekach nowych. Natomiast wiadomo, że nie tylko wielkość zbiorów decyduje o możliwości obsługi użytkowników, lecz także napływ nowości. Tu zalecenie jest następujące: program rozwoju zbiorów powinien zakładać ich wymianę co 12-15 lat. Oczywiście, wymaga to znowu pewnego komentarza. Dla Biblioteki Uniwersyteckiej w Poznaniu, liczącej w zbiorach głównych 2,6 mln woluminów, bezsensowne byłoby żądanie wymiany zbiorów w tym cyklu. Są w tych zbiorach dokumenty, które muszą pozostać przez wiele lat do celów dokumentacji, archiwizacji. Można to skomentować następująco: dla bibliotek naukowych o charakterze bibliotek uniwersalnych jest rzeczą charakterystyczną około 20-procentowy stopień aktywności zbiorów. Oznacza on, że tyle woluminów z całego zbioru jest często wypożyczanych. Pozostałe są w użyciu sporadycznie. Powtarza się w literaturze przedmiotu, że tych 20 proc. zbiorów odpowiada na 80 proc. zapytań czytelniczych (dla bibliotek technicznych czy medycznych może wyglądać to trochę inaczej). Tak więc w konkretnym przypadku można założyć, iż aktywne jest ok. 520 tys. woluminów. Ich wymiana w cyklu 12-15 lat oznacza coroczne wprowadzanie do zbiorów ok. 35-43 tys. woluminów. Tak wyliczony dla każdej z bibliotek wskaźnik będzie pokazywał jej władzom i użytkownikom, czy wymiana zbiorów następuje na pożądanym poziomie.

INNE TRAKTOWANIE

Tyle o najważniejszych wskaźnikach, którymi i nasze uczelnie winny zacząć się posługiwać przy ocenie obecnego stanu swoich bibliotek i budowaniu planów ich rozwoju. Wydaje się przy tym rzeczą bardzo ważną, aby każda biblioteka budując swój plan strategiczny na kilkanaście najbliższych lat opierała się na tych założeniach. Łatwiej wówczas będzie przekonać do realizacji wyznaczonych zadań władze zwierzchnie, rady biblioteczne, kwestorów. A nie zawsze będzie to łatwe, gdyż starania dotyczyć będą oczywiście pieniędzy na rozwój lokali, wyposażenia, zbiorów, ale i umiejscowienia biblioteki na innym, wyższym miejscu w strukturze uczelni. Z lektury omawianych materiałów wynika bowiem niezbicie, iż realizacja zadań przez nowoczesną bibliotekę uczelnianą wymaga innego jej traktowania przez społeczność akademicką. Tę rozbudowaną część zaleceń pozostawić należy indywidualnej lekturze wszystkich zainteresowanych.

Musimy być również świadomi faktu, iż próba dorównania normom i standardom europejskim to nie tylko oczekiwanie na większe dotacje, pozwalające zrealizować pomysły, ale i ogromna praca, jaką musimy wykonać przygotowując wspomniane założenia, a także spełnienie pewnych warunków wyjściowych. Należy do nich głównie przygotowanie naszych zespołów do pracy w nowych warunkach, opartej na założonych wskaźnikach. To także przygotowanie do ewentualnych zmian kadrowych, w tym głównie do redukcji zatrudnienia. To, na koniec, wymagana automatyzacja bibliotek jako całości, a szczególnie tych wszystkich działań, które wiążą się z obsługą czytelników.

Dr Artur Jazdon jest dyrektorem Biblioteki Głównej Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu.

Uwagi.