Ustalenie pozycji i zakresu kompetencji dyrektora administracyjnego
ustawa pozostawiła w gestii statutów uczelni. Te zaś zazwyczaj
nie precyzują do końca jego obowiązków, odpowiedzialności i pozycji.

Piotr Kieraciński

Spośród ponad 125 tys. pracowników państwowych wyższych uczelni tylko połowę stanowią pracownicy naukowo-dydaktyczni. Reszta zaliczana jest do tzw. administracji. To bardzo niejednorodna grupa, w jej skład wchodzą bowiem pracownicy naukowo-techniczni, inżynieryjno-techniczni, obsługa (w tym brygady remontowo-budowlane i sprzątaczki) oraz administracja centralna uczelni (wraz ze służbami finansowymi) i administracje wydziałowe. Często także pracownicy bibliotek zaliczani są do tej grupy pracowników. Właściwi pracownicy administracji stanowią tu mniej niż połowę.

TEA TIME

Potoczna opinia mówi o konflikcie między administracją i pracownikami naukowymi w uczelniach. Ci ostatni często nie zdają sobie sprawy z tego, czym się zajmuje administracja. Potrzeba zaspokojona nie wywołuje refleksji - mówi Andrzej Kaczkowski, dyrektor Politechniki Wrocławskiej. Jak długo jest dobrze, nie ma problemu. Tylko ta część nauczycieli akademickich, która uczestniczy w zarządzaniu uczelnią, docenia pracę administracji. Pozostali wyobrażają sobie tę pracę jako picie herbaty w biurach. Można chyba zaryzykować tezę, że w polskich uczelniach administracja i obsługa traktowane są po macoszemu - zupełnie inaczej niż na Zachodzie, gdzie pracownicy administracji są partnerami uczonych. Obecnie większość pracowników administracyjnych (wyłączając obsługę) to ludzie z wyższym wykształceniem.

KIM JEST DYREKTOR?

W ustawie o szkolnictwie wyższym z 1990 r. właściwie nie ma mowy o pracownikach administracji. Wymieniony jest tylko dyrektor administracyjny. Jednak nawet jego funkcja została potraktowana marginalnie. Podlega on bezpośrednio rektorowi, który jest szefem całej uczelni. Ustawa nakłada na dyrektora obowiązek zarządu zwykłego uczelnią. Nigdzie jednak nie ma precyzyjnej definicji zarządu zwykłego - stwierdza Maciej Grudziński, dyrektor administracyjny Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie. Ustalenie pozycji i zakresu kompetencji dyrektora administracyjnego ustawa pozostawiła w gestii statutów uczelni. Te zaś zazwyczaj nie precyzują do końca jego obowiązków, odpowiedzialności i pozycji. Bardzo wiele zależy od osobowości aktualnego rektora oraz jego poglądów na temat sprawowania władzy w szkole wyższej. Dyrektor administracyjny najczęściej podlega bezpośrednio rektorowi i należy do ścisłego zarządu uczelni - wchodzi w skład Kolegium Rektorskiego. Czasami w skład Kolegium wchodzi też inny pracownik administracji - kwestor, czyli główny księgowy szkoły wyższej. Kwestor formalnie podlega dyrektorowi administracyjnemu, aczkolwiek to rektorzy mają najwięcej spraw do kwestorów.

Kto natomiast podlega dyrektorowi administracyjnemu? To także zależy od rozwiązań przyjętych w uczelniach. Niekiedy dyrektor zajmuje się wszystkim, co przekracza ramy badań naukowych i dydaktyki. Podlegają mu wówczas niemal wszyscy pracownicy zaliczani do szeroko rozumianej sfery administracji. Często jednak rektor i prorektorzy dzielą między siebie obowiązki. Wtedy prorektor ds. badań zajmuje się pracownikami inżynieryjno-technicznymi i naukowo-technicznymi oraz bibliotekarzami, inny pracownikami działów studenckich, a jeszcze inny - kontaktami z zagranicą. Dyrektorowi administracyjnemu bezpośrednio podlegają tylko pracownicy obsługi i administracji centralnej. Jednak zazwyczaj w spotkaniach w rektorem musi on reprezentować wszystkich szefów różnych działów administracji.

STYL RZĄDZENIA

Niezależnie od rozwiązań statutowych, sposób zarządzania uczelnią zależy w znacznej mierze od osobowości rektora oraz układu sił w senacie. Prof. Kazimierz Goebel, rektor UMCS, wspomina, ile kłopotów podczas jego kadencji prorektorskiej sprawiały częste zmiany na stanowisku dyrektora administracyjnego. Wówczas nie miał on ani zbyt szerokich kompetencji, ani jasno sprecyzowanego zakresu obowiązków i odpowiedzialności. Jednym z ważniejszych posunięć rektora po objęciu stanowiska było rozpisanie konkursu na dyrektora administracyjnego. Zwyciężył pełniący tę funkcję do dziś Maciej Grudziński. Zespół zarządzający Uniwersytetem Marii Curie-Skłodowskiej zgrał się w trakcie wspólnej pracy i stanowi dziś grupę, w której każdy ma sprecyzowane obowiązki i odpowiedzialność. Rektor ma zaufanie do współpracowników i nie ingeruje w ich szczegółowe zadania.

W wielu uczelniach styl sprawowania władzy jest zupełnie inny. Rektorzy bardzo serio traktują kwestię zarządu i starają się osobiście kontrolować wszystkie dziedziny działalności szkoły. Być może zależy to od wielkości placówki. W przypadku skomplikowanej i dużej struktury, jaką jest uniwersytet lub duża politechnika, próba zarządzania jednoosobowego może zakończyć się niepowodzeniem.

W CZYM PROBLEM?

Szkoła wyższa to złożony twór. Zatrudnia bardzo wielu pracowników - największe uczelnie ponad 5 tys. - a do tego kształci kilka, kilkanaście lub nawet kilkadziesiąt tysięcy studentów. Uczelnie posiadają ogromny majątek trwały, wiele terenów, budynków, kosztownej aparatury naukowej. Wydają mnóstwo pieniędzy budżetowych oraz własnych środków. Podlegają bardzo wielu przepisom. Ustawa o szkolnictwie wyższym w zasadzie nie do końca określa strukturę, działalność dydaktyczną i badawczą szkół wyższych. Natomiast rozliczenia, inwestycje, zakupy, sprawozdawczość regulowane są setkami innych przepisów. Uczelnie pozyskują środki finansowe z bardzo wielu źródeł: z Ministerstwa Edukacji Narodowej, Komitetu Badań Naukowych, kontraktów z przedsiębiorstwami, w końcu generują środki własne. Politechnika Wrocławska zużywa rocznie 1,5 bln starych złotych, co stanowi jedną tysięczną budżetu państwa. Posiada w samym Wrocławiu ponad 250 budynków. Prowadzi równolegle kilka budów i kilkadziesiąt innych inwestycji. W szkole wyższej przenikają się rozmaite struktury: naukowa, dydaktyczna i gospodarcza. A każda jest bardzo złożona. W tej sytuacji przed większością uczelni stoi problem decentralizacji. Zarządzanie tak skomplikowanym organizmem może być bowiem nieefektywne.

Bardzo skomplikowane są też sprawy personalne i finansowe. Ci sami ludzie w różnych strukturach (naukowej, dydaktycznej i gospodarczej) pełnią różne funkcje i podlegają różnym osobom. Osobny problem to rozliczanie pieniędzy pochodzących z różnych źródeł. Każde pieniądze rozliczane są w inny sposób. Część pieniędzy przechodzi jedynie przez budżet centralny, część tylko przez budżety wydziałów lub instytutów, a część przez budżety centralny i wydziałowy. Wymagania, które pracownicy administracji odpowiedzialni za rozliczania stawiają w tym zakresie przed naukowcami często powodują podejrzenia, że administracja jest wygodna i ?zwala? część swojej roboty na innych.

Bilans uczelni to bardzo skomplikowana sprawa. Gdy prof. Andrzej Mulak objął urząd rektora, stwierdził, że przez sześć lat kierowania największym wydziałem Politechniki Wrocławskiej nie zdawał sobie sprawy, jak skomplikowane i trudne jest zarządzanie uczelnią.

CO Z KANCLERZEM?

Czy zarząd takiej struktury powierzyć nieprzygotowanemu merytorycznie uczonemu, który może zostać zmieniony po upływie trzyletniej kadencji, czy fachowcowi od organizacji i zarządzania, profesjonalnemu menedżerowi? Dyskusja na ten temat odbyła się w pierwszej połowie lat 90. Zwolennicy drugiej opcji argumentowali, że naukowcy wybierani są na stanowiska rektorów dzięki swym osiągnięciom badawczym. Nie zawsze natomiast posiadają kwalifikacje do profesjonalnego zarządzania skomplikowanymi mechanizmami ekonomiczno-organizacyjnymi szkoły wyższej. Postulowano wprowadzenie w uczelniach dwuwładzy: kanclerza - odpowiedzialnego za sprawy organizacyjne, administracyjne i gospodarcze oraz rektora - nadzorującego działalność akademicką. Propozycja ta stawiana była swego czasu bardzo poważnie, wspominał o niej nawet ówczesny rektor Politechniki Warszawskiej, prof. Marek Dietrich. Także w pierwszej wersji ustawy o wyższych szkołach zawodowych pojawiła się propozycja takiego rozwiązania. Kanclerz pojawił się w strukturze niektórych uczelni niepaństwowych, np. w Szkole Wyższej im. Pawła Włodkowica w Płocku. Stanowisko kanclerza odpowiada mniej więcej dzisiejszemu stanowisku dyrektora administracyjnego ze znacznie rozszerzonymi uprawnieniami i odpowiedzialnością. Zwolennicy opcji akademickiej twierdzili, że o specyfice uczelni decydują badania i dydaktyka, a na tym znają się najlepiej profesorowie. Oni powinni więc skupiać władzę w uczelni, mając do pomocy fachowców od organizacji i finansów: dyrektora administracyjnego i kwestora.

WYMAGANIA

Każda uczelnia ma inne wymagania w stosunku do dyrektora administracyjnego. Dr inż. Ludomir Jankowski, prorektor PWr., nie wyobraża sobie, aby tę funkcję mógł pełnić ktoś spoza środowiska akademickiego. Jest to bowiem bardzo specyficzny krąg ludzi, twórców, hobbystów, którzy nie zawsze rozumieją potrzeby zachowywania rygorów prawnych i formalnych wymogów rozliczeń. Dyr. Kaczkowski z PWr. i dyr. Adam Barchan z Politechniki Świętokrzyskiej w Kielcach są zdania, że w pełnieniu funkcji pomaga im fakt wcześniejszej pracy naukowej i dydaktycznej w swoich uczelniach. Obaj mieli jednak w życiorysie okres zarządzania przedsiębiorstwem. Dyr. Barchan prowadził także działalność polityczną - był członkiem Rady Miejskiej w Kielcach. Innego zdania byli rektorzy UMCS, którzy w konkursie z 1993 r. postawili wymóg, aby dyrektor był fachowcem nie związanym ze środowiskiem naukowym. Maciej Grudziński był wcześniej dyrektorem w dużych przedsiębiorstwach państwowych, a bezpośrednio przed objęciem funkcji dyrektora UMCS pracował jako wynajęty menedżer w przedsiębiorstwie prywatnym. Po pięciu latach pracy Grudzińskiego w UMCS, rektor Goebel stwierdza, że wynik konkursu był niezwykle trafny.

Obecnie coraz częściej podnosi się kwestię udziału ciał kolegialnych w zarządzaniu uczelnią. Prof. Woźnicki, rektor Politechniki Warszawskiej stwierdził, że należy wzmocnić jednoosobowe organa władzy w uczelni. Popiera go prof. Goebel. Obok wzmocnienia władzy rektora, większego uniezależnienia od decyzji Senatów, widzi on także konieczność wzmocnienia pozycji dyrektora administracyjnego. Szczególnie ważne jest, twierdzi rektor UMCS, zapewnienie stabilności tego stanowiska. Nie jest to opinia odosobniona. Prof. Mulak podkreśla, że do sprawnego zarządzania uczelnią rektorowi potrzebni są fachowcy od spraw szczegółowych. Rektor odpowiedzialny jest przede wszystkim za ogólną strategię rozwoju. Tego nie jest w stanie zaproponować najsprawniejszy nawet dyrektor administracyjny, podkreśla rektor PWr. Nie da się jednak sprawnie kierować takim skomplikowanym tworem bez grona bliskich i zaufanych współpracowników, szczególnie dobrego dyrektora administracyjnego i kwestora.

W wielu uczelniach dyrektor administracyjny jest związany z rektorem. Tak jest w Politechnice Świętokrzyskiej. Obecny dyrektor objął to stanowisko na prośbę rektora Henryka Frąckiewicza. Potrzebę zaufania do dyrektora administracyjnego podkreśla wielu szefów uczelni. Prof. Tadeusz Szulc, rektor Akademii Rolniczej we Wrocławiu mówi, że ma do swojego dyrektora pełne
zaufanie.

Prof. Mulak podkreśla jeszcze jedną, jego zdaniem niezmiernie ważną funkcję dyrektora administracyjnego i kwestora: są oni "hamulcowymi" wobec zupełnie nierealnych czasami pomysłów ciał kolegialnych zarządzających uczelnią.

USTAWY I ZWYCZAJE

Administrowanie uczelnią to trudna sprawa także z kilku prozaicznych powodów. Każdy urząd wymaga nieco innego rodzaju sprawozdawczości. W efekcie te same dane trzeba kilkakrotnie przerabiać, zgodnie z wymogami urzędów skarbowych, ZUS, GUS, MEN, KBN. Bardzo wiele instytucji ma też prawo do kontrolowania uczelni. Robią to m.in. strażacy, inspektorzy pracy, BHP, PIH. Przy tak skomplikowanej działalności, jaką prowadzi uczelnia, zawsze zdarzy się jakieś uchybienie. Mandaty nakładane przez różne organa kontrolne bywają bardzo dotkliwe, potrafią wynieść ponad 100 mln starych złotych. Według ustawy naczelnym zarządcą uczelni jest rektor i choć część odpowiedzialności jest scedowana na dyrektora administracyjnego, mandaty trafiają także do rektora. Interesujące jest to, że w różnych miastach i instytucjach istnieją w tej materii różne zwyczaje. Nie wszystkie urzędy uznają kompetencje dyrektora administracyjnego i mandaty za uchybienia przeciw przepisom BHP lub przeciwpożarowym trafiają do rektora, zamiast do odpowiedzialnego za te sprawy dyrektora. Zróżnicowanie regionalne dotyczy także interpretacji przepisów podatkowych. Dlatego bardzo ważne jest, aby kwestor był dobrze zorientowany w zwyczajach miejscowych urzędów skarbowych.

Dyrektor administracyjny zazwyczaj musi w imieniu uczelni stawać przed sądem. Odpowiada za sprawy związane z zatrudnieniem, za uchybienia przepisom, za problemy majątkowe. W trudnej sytuacji jest dyrektor Politechniki Wrocławskiej. W uczelni działają bowiem aż cztery związki zawodowe oraz znany już w całej Polsce student i pracownik zarazem, Jacek Bąbka.

RANGA URZĘDU

Wyrazem uznania roli dyrektora jest fakt, że we wszystkich znanych mi uczelniach dyrektor należy do Kolegium Rektorskiego oraz ma prawo uczestnictwa w posiedzeniach Senatu z głosem doradczym. W niektórych, np. w Politechnice Świętokrzyskiej, jest nawet pełnoprawnym członkiem tego gremium. Wielu rektorów jest zdania, że zupełnie wystarczy, aby dyrektor miał w senacie głos doradczy. Jeden głos spoza grona akademickiego niczego nie zmieni, podkreśla rektor Mulak, natomiast senatorzy dają się łatwo przekonać solidnej, udokumentowanej argumentacji. Dyrektor powinien na senacie przedstawiać warianty rozwiązań określonych problemów i umieć przekonać zgromadzonych do jednego z nich. Wszyscy, z którymi rozmawiałem na temat roli dyrektora administracyjnego, wskazywali na znakomitą współpracę prof. Mirosława Handke i dr Andrzeja Karwackiego w kierowaniu Akademią Górniczo-Hutniczą. Zaowocowała ona awansem byłego dyrektora administracyjnego na wiceministra edukacji. Ktoś zaufany musi trzymać kasę.

Ile uczelnia płaci za pracę dyrektora administracyjnego? Bywa bardzo różnie i nie zależy to od wielkości uczelni. Często związane jest natomiast z lokalnym rynkiem pracy oraz możliwościami finansowymi szkoły. Dyrektor średniej politechniki zarobi 3,5 tys. zł, a dość dużej 4-4,5 tys. brutto miesięcznie. Tyle samo może zarobić dyrektor średniej wielkości akademii rolniczej. Nie udało mi się uzyskać danych z największych polskich uniwersytetów i politechnik. Należy się domyślać, że pobory dyrektora są tam znacząco wyższe. Zazwyczaj należą do najwyższych w uczelni i są drugimi lub trzecimi po pensji rektora. Natomiast bardzo rzadko nazwisko dyrektora administracyjnego pojawia się w wykazach zarządu uczelni w serwisach internetowych, gdzie wymieniani są wszyscy prorektorzy i dziekani.

Wydaje się, że wobec tylu niedomówień dotyczących podziału kompetencji i roli dyrektora administracyjnego, sprawy te powinna bardziej szczegółowo określić nowa ustawa o szkolnictwie wyższym. Wzrost autonomii uczelni niesie bowiem ze sobą wzrost odpowiedzialności, głównie za sprawy majątkowe. Niedomówienie nie jest w tym przypadku najlepszym rozwiązaniem.

Uwagi.