Bez tłoku, pośpiechu i najlepiej przez Internet – tak chcą studiować i komunikować się ze szkołą studenci. Wirtualny dziekanat, dopasowane plany zajęć i pełna informacja dla kadry i uczących się na stronie www – tak, w skrócie, powinna wyglądać nowoczesna szkoła wyższa. Powinna, ale nie zawsze taka jest.

Efektywnie zarządzać

Rozmowa z Grzegorzem Kalińskim,

właścicielem firmy Kala Soft

KALA SOFT jest liderem na rynku zintegrowanych systemów informatycznych przeznaczonych do uczelni. Od 16 lat zdobywa doświadczenie i rozwija zintegrowany system zarządzania szkołami wyższymi HMS Solution. To jedyne tak kompleksowe rozwiązanie dostępne w Polsce. Obejmuje m.in. moduł kadrowy, płacowy, obsługi dziekanatu, zarządzania personelem i dydaktyką, planowania rozkładu zajęć oraz portal informacyjny dla studentów i kadry, a także elektroniczną rejestracją kandydatów na studia.

Profesjonalne rozwiązania firmy oparto na nowoczesnej platformie do tworzenia aplikacji biznesowych Progress OpenEdge.

Innowacyjne technologie na stałe zadomowiły się w polskich uczelniach. Dziś chyba już nie spotyka się szkoły wyższej funkcjonującej bez oprogramowania i komputerów?

– Rzeczywiście, obecnie dydaktyka idzie w parze z innowacyjnymi technologiami. I trudno wyobrazić sobie inną sytuację. Nowoczesna szkoła wyższa, którą wybiera wiele setek studentów i która ma liczną kadrę nauczycieli akademickich i profesorów, nie może przejść obojętnie obok korzyści, jakie wynikają z informatyzacji. Ale, choć trudno w to uwierzyć, nadal istnieją szkoły, w których wiele rzeczy robi się za pomocą kartki papieru i długopisu.

To znaczy?

– Nadal spotyka się szkoły i uczelnie, które albo nie wdrożyły w ogóle żadnego systemu, albo istnieje on w formie szczątkowej, działają tylko niektóre systemy, na przykład kadrowy, płacowy lub finansowo−księgowy, często od różnych dostawców. To oczywiście nie wystarczy. Rzeczywiste oszczędności i korzyści można osiągnąć dopiero po wdrożeniu całego, kompletnego i zintegrowanego systemu zarządzania. Tylko to gwarantuje szkole sukces, zarówno finansowy, jak i organizacyjny.

Na rynku funkcjonuje wiele systemów zarządzania klasy ERP. Czy oprogramowanie dla uczelni różni się od software’u dla przedsiębiorstw, i czy można w prosty sposób przenieść takie rozwiązania na grunt uczelniany?

– Szkoły, częściowo jako jednostki budżetowe, a częściowo jako prywatne jednostki edukacyjne, funkcjonują według nieco odrębnych zasad. Oznacza to, że wymagają uwzględnienia specjalnych elementów. Różni się między innymi księgowość, rozliczenia (na przykład dotacji czy grantów naukowych) oraz wydawanie dokumentów.

Pełne zrozumienie procesów zachodzących w codziennej pracy dziekanatów czy księgowości wymaga wieloletniego doświadczenia. I jest niezbędne do stworzenia rozwiązania, które będzie należycie, skutecznie i bezawaryjnie wspomagać zarządzanie.

Przeniesienie pewnych rozwiązań opracowanych z myślą o innych zastosowaniach, na przykład ściśle biznesowych, może być bardzo trudne i długotrwałe, a osiągnięty efekt niezadowalający.

Jakich korzyści możemy się spodziewać, zakładając, że znaleźliśmy rzetelnego producenta oprogramowania i z powodzeniem wdrożyliśmy system zarządzania?

– Po pierwsze, poprzez automatyzację pewnych czynności, oszczędzamy czas. Jeżeli dotąd kilka czy kilkanaście osób zajmowało się kadrami, to po wdrożeniu systemu może ich być znacznie mniej. I nie mówimy tu o uszczuplaniu zespołu, a jedynie o możliwości wykorzystania tych osób do innych, bardziej celowych działań. Po drugie, zwiększa się poziom i zakres kontroli. Dotyczy to zwłaszcza płatności masowych. Ponieważ do zintegrowanego systemu zarządzania wszelkie dane wpisuje się tylko raz, to dostęp do nich jest możliwy z poziomu każdego modułu. Oczywiście w ramach danych przez administratora uprawnień i dodatkowo za pośrednictwem Internetu z dowolnego miejsca. To pozwala na pełną kontrolę zobowiązań studentów oraz umożliwia podejmowanie decyzji strategicznych dla szkoły na podstawie zawsze aktualnych danych. To bardzo pomaga skutecznie zarządzać.

Istotny jest również wizerunek uczelni. Szkoła wyższa, która zapewnia swoim studentom wirtualny dziekanat, gdzie mogą załatwić każdą sprawę bez wychodzenia z domu, gdzie plany zajęć aktualizowane są na bieżąco i wreszcie – gdzie student dokładnie wie, jakie są jego zobowiązania wobec uczelni, podkreśla swoje zaangażowanie w jeszcze lepszą organizację toku studiów i jest postrzegana jako nowoczesne miejsce, w którym warto zdobywać wiedzę.

Ile potrzeba czasu, by wdrożyć system i kiedy powinny się pojawić pierwsze oszczędności?

– Sam proces wdrożenia średnio trwa około roku. Oczywiście, wcześniej trzeba przeprowadzić audyt przedwdrożeniowy. Natomiast co do korzyści, to z naszego doświadczenia wynika, że pierwsze mogą pojawić się już w ciągu pół roku od wdrożenia kompletnego systemu. Problem tkwi w czym innym. Przekonać uczelnie, że aby zaoszczędzić trzeba najpierw wydać pewne środki, to faktyczny sukces. Zwłaszcza że nie ma od tej zasady ucieczki.