Wirtualny dziekanat, badania z wykorzystaniem nowoczesnych technologii informatycznych, wszystkie ważne informacje dostępne 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, przez cały rok – tak może wyglądać rzeczywistość akademicka.

WIRTUALNY DZIEKANAT

Karolina Karwowska

Dziś w większości szkół wyższych przed sekretariatami stoją długie kolejki interesantów, po egzaminie prowadzący wypełniają odpowiednie rubryki w indeksach, w bibliotece wyrwane fiszki uniemożliwiają wypożyczenie książki, a nawet stwierdzenie, czy dana pozycja znajduje się wśród zasobów. Senat uczelni podejmuje decyzje po żmudnym przejrzeniu stosów dokumentacji, często ukazującej rzeczywistość w sposób fragmentaryczny. Pracownikom naukowym niejednokrotnie łatwiej jest zdobyć informacje o badaniach prowadzonych w Stanach Zjednoczonych niż w instytucie wchodzącym w skład tego samego ośrodka. Sejm rozpatruje kolejne projekty dotyczące informatyzacji szkolnictwa wyższego. Najnowszy pomysł to legitymacja studencka w formie plastikowej karty z zakodowanymi informacjami. Tymczasem w większości uczelni systemy informatyczne są przeznaczone tylko do bezpośredniego wykorzystania przez pracowników administracyjnych – tak zwane aplikacje typu back−office. Ułatwiają one zarządzanie bieżącą działalnością, jednak pozostają bez wpływu na jakość pracy naukowców czy obsługę studentów.

W XXI wieku rozwój oznacza dostęp do szybkiej i właściwej informacji. Coraz częściej studenci podejmując decyzje o wyborze uczelni, zwłaszcza jeśli za swoją naukę zapłacą, będą się kierowali łatwością uzyskania wiadomości o planie studiów, egzaminach itd. Dostęp za pomocą Internetu do informacji o rozliczeniach, terminach płatności, wirtualny kontakt z wykładowcami są szczególnie istotne dla studentów zaocznych lub wieczorowych, którzy w ciągu dnia pracują lub mieszkają w innym mieście. Tworzenie wirtualnych dziekanatów, które zastąpią tradycyjne tablice z ogłoszeniami i stale zapracowane sekretarki, jest koniecznością.

Nowoczesne rozwiązania, tak zwane front−office, służą budowie korzystnego wizerunku szkoły, jako nowoczesnej uczelni. Ponadto minimalizowana jest konieczność bezpośredniej obsługi uczących się, co pozwala ograniczyć rozmiary i koszty działów administracyjnych. Coraz częściej władze dostrzegają potrzebę posiadania aplikacji typu front−office również ze względu na poprawę przepływu informacji między pracownikami naukowymi oraz promocję placówki i jej dokonań.

Widoczna potrzeba

Świadomość posiadania systemu informatycznego, który będzie realizował potrzeby nie tylko administracyjne, jest nadal niska. Na taki stan rzeczy ma wpływ ograniczony budżet, zmniejszany każdego roku, oraz kadencyjność władz, powodująca brak determinacji w doprowadzeniu do końca rozpoczętych prac. Z drugiej strony można zaobserwować nieśmiałą tendencję rozwoju oczekiwań uczelni, które przy wyborze systemu informatycznego zaczynają spodziewać się różnych wartości dodanych, oprócz samego oprogramowania. Coraz częściej widoczna jest potrzeba przeprowadzenia gruntownej analizy, zanim zostanie podjęta decyzja o wyborze systemu, która by pomogła zreorganizować procesy w uczelni oraz usprawnić działanie organizacji. Placówki naukowe są skłonne w większym niż uprzednio stopniu zamiast sankcjonowania status quo godzić się na reorganizację pracy i dostosowanie jej do potrzeb systemu informatycznego. Dlatego warto przyjrzeć się bliżej pozytywnym przykładom zaawansowanych programów informatycznych stosowanych do celów oświatowych oraz tych usprawniających funkcjonowanie placówek naukowych.

Na polskim rynku istnieje wiele rozwiązań przygotowanych dla szkół wyższych, opracowanych między innymi przez Kalasoft czy Max Elektronik, partnerów Progress Software. Ze zdobytego przez nich doświadczenia wynika, że placówki naukowe potrzebują systemów spełniających ich wymagania w zakresie księgowo−płacowym, poprawy komunikacji ze studentami i między pracownikami naukowymi (typu front−office), a także reorganizujących funkcjonowanie bibliotek. Priorytety to: szybkość wdrożenia, łatwość obsługi, niski koszt eksploatacji oraz brak konieczności ciągłego modernizowania aplikacji. Kolejne warunki, które powinny być spełnione, to: nieprzerwana dostępność – przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu – każdy element powinien być niezawodny i w pełni zintegrowany z pozostałymi, aby koszty administracji systemem były niskie oraz odpowiednia skalowalność, co oznacza, że system powinien być wydajny, nawet jeśli zostanie zwiększona liczba stanowisk i osób korzystających. Wszystko dlatego, że bezpośrednio po wdrożeniu okazuje się, iż liczba zainteresowanych użytkowników jest dwa, pięć lub nawet dziesięć razy większa.

Bardzo istotne jest bezpieczeństwo. Ze względu na rosnącą popularność Internetu, niemalże każde stanowisko jest podłączone do sieci. Zatem rośnie zagrożenie złamania zabezpieczeń, przedostania się do systemu kodów szpiegujących lub wirusów, które mogą spowodować utratę bądź kradzież danych. Pomimo dostępnych na rynku coraz lepszych programów chroniących przed zagrożeniami z Internetu, najlepszą obroną jest rozsądna strategia określająca plan awaryjny i scenariusz postępowania w sytuacji kryzysowej.

przykłady

W Akademii Ekonomicznej w Katowicach oraz w jednostkach zamiejscowych w Bielsku−Białej i Rybniku każda ucząca się osoba może skorzystać z obsługi należności za studia w połączeniu z oferowanymi przez banki usługami typu polecenie zapłaty. Dzięki temu w krótkim czasie dyscyplina finansowa została podniesiona oraz wyeliminowano takie problemy związane z płatnościami, jak: nierozpoznane wpłaty czy nadużycia. Jeden z elementów systemu, znajdujący się nadal w fazie testów, to aplikacja do układania planów zajęć – z uwzględnieniem preferencji wykładowców, które następnie będą ogólnie dostępne we wszystkich ośrodkach. Cały system informatyczny posiada wspólną bazę danych pracowników oraz studentów, co wyklucza konieczność wielokrotnego wprowadzania danych personalnych do poszczególnych modułów.

Podobny efekt uzyskano w Wyższej Szkole Hotelarstwa i Turystyki w Częstochowie. W tej placówce stworzono portal internetowy dla pracowników i studentów, umożliwiający sprawdzanie uzyskanych wyników z egzaminów, śledzenie zmian w planie zajęć, kontrolowanie terminów opłat. Nauczyciele akademiccy i pracownicy dziekanatu mogą wysyłać elektroniczne komunikaty do słuchaczy dotyczące odwołanych wykładów, zmiany terminu lub miejsca zaliczenia itd. Od momentu wdrożenia systemu studenci nie muszą już pokazywać dowodów wpłat za czesne czy egzaminy poprawkowe, co zwykle było krępującą procedurą. Obecnie zbiorcza informacja o dziennych wpłatach jest kierowana do systemu finansowo−księgowego uczelni, natomiast szczegółowe powiadomienie dotyczące indywidualnych wpłat każdego studenta trafia do dziekanatu i portalu.

Jeszcze innym przykładem jest Biblioteka Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach. Dzięki wykorzystanemu do zarządzania systemowi PROLIB, informacja wprowadzona w jakimkolwiek miejscu systemu staje się od razu widoczna i dostępna w jego wszystkich modułach, zarówno przeznaczonych dla bibliotekarzy, jak i czytelników. Wdrożony system w widoczny sposób zoptymalizował koszty funkcjonowania instytucji i usprawnił jej organizację. Dziś zamówienia są realizowane z uwzględnieniem informacji dotyczących potrzeb użytkowników. Ponadto system dokumentuje dorobek pracowników uczelni poprzez tworzenie bibliografii.

Szkoły wyższe mają możliwość korzystania ze specjalnych rozwiązań przeznaczonych do kształcenia przyszłych kadr oraz wspomagających pracę naukowców. W tym roku Progress Software, dostawca oprogramowania służącego do opracowywania, wdrażania i integracji aplikacji biznesowych oraz zarządzania nimi, udostępnił polskim uczelniom program przeznaczony specjalnie dla szkół wyższych wspomagający realizację celów edukacyjnych. Progress University Program, bo tak brzmi jego nazwa, został opracowany wspólnie z University of Massachusetts – Boston i ma na celu umożliwienie studentom oraz pracownikom naukowym kontaktu z najnowszą technologią informatyczną, prowadzenie badań z wykorzystaniem nowoczesnych narzędzi informatycznych, usprawnienie pracy i przepływu informacji wewnątrz danej placówki, a także pomiędzy różnymi zespołami badawczymi.

PUP to oferta przeznaczona dla szkół wyższych na całym świecie. Do programu przystąpiło już wiele uczelni w Stanach Zjednoczonych i Europie Zachodniej. University of Massachusetts – Boston utrzymuje dedykowany serwer ftp do wszystkich produktów progressowych wchodzących w skład programu. Tu dokonywana jest również weryfikacja kolejnych uczestników, realizacja e−mailowych zgłoszeń serwisowych, obsługa zamówień i procedur administracyjnych, w tym serwisu instalacyjnego w ciągu 30 dni. Poza tym, studenci z wydziałów uczestniczących w PUP uzyskują licencję do korzystania z produktów na swoich prywatnych komputerach, co umożliwia im zdobycie poszukiwanych na rynku pracy umiejętności związanych z wykorzystaniem nowoczesnych produktów.

Powyższe przykłady wskazują, jak duże są obszary, które należy usprawnić i udoskonalić, aby rzeczywistość akademicka została dostosowana do wymagań XXI w. System informatyczny, dopasowany do potrzeb uczelni, musi być oparty na niezawodnej technologii i łatwy w obsłudze. Jego wdrożenie powinno oznaczać kres codziennych niedogodności związanych z nadmiarem dokumentów do wypełnienia, brakiem podstawowych informacji, zagubionymi formularzami itd. Włączenie się w globalną sieć, gdzie każda instytucja funkcjonuje w świecie rzeczywistym i wirtualnym, jest koniecznością, a nie odległą możliwością.