)
Od czego zaley sukces konferencji czy szkolenia? Od tematu, prestiu organizatora, zaproszonych goci? Na pewno nie od jednego czynnika – skada si na wiele powizanych ze sob elementw. I to wanie wiadomo, jak wany jest kady z nich, wpywa na powodzenie caego przedsiwzicia. To naprawd skomplikowana operacja logistyczna, dlatego dzi organizacj konferencji najczciej zajmuj si specjalistyczne firmy. A jednak warto, by kady, kto ma zamiar zorganizowa konferencj, pozna pewne zasady.
Tematyka i cele konferencji to gwne czynniki wpywajce na organizacj dalszych dziaa. To od nich bdzie zalee lista goci, wybr miejsca i daty przedsiwzicia oraz ustalenie budetu. Musimy wic odpowiedzie sobie na pytanie, co chcemy zyska?
– Jedni chc zarobi, dla innych, na przykad dla stowarzysze naukowych, to konieczno – tumaczy Jacek Giejewski z B.P. Horizon Travel, profesjonalnego organizatora konferencji i twrcy portalu organizatorw konferencji www.confero.pl. – Inni chc przekaza informacje i uzyska sprzenie zwrotne.
Temat i cel konferencji powinnimy wyznaczy przynajmniej p roku przed przewidywan jej dat. Oczywicie wszystko zaley od rozmiaru przedsiwzicia, ale rednio tyle czasu potrzeba, by zadba o kady element. Ju wtedy naley stworzy wstpny projekt tematw do opracowania i zacz rozmowy z ludmi, ktrzy maj si nimi zaj. Bardzo czsto presti zaproszonych goci wpywa na popularno imprezy. Dobry temat i przedstawiajcy go mwca to wietny wabik. Ale czsto tym wabikiem jest take atrakcyjne miejsce konferencji: wietny orodek konferencyjny, pikny krajobraz, moliwo zorganizowania ciekawych imprez towarzyszcych (wycieczek, ognisk, kuligw) i atwo dojazdu. Miejsce musi by sprawdzone, wic koniecznie trzeba wczeniej odwiedzi je i zobaczy, czy rzeczywicie bd moliwoci zrealizowania tam wszystkich celw, ktre przyjlimy. Podczas tej „wizytacji” mog przyj do gowy kolejne pomysy, dlatego zaoenia programowe i agenda przez cay czas organizacji powinny by udoskonalane. Na planowanym miejscu imprezy warto sprawdzi m.in., czy jest odpowiednia liczba i wyposaenie sal konferencyjnych oraz jakie s moliwoci zmiany tych sal na wiksze lub mniejsze, w zalenoci od tego, ilu uczestnikw potwierdzi swj przyjazd. Ze wraenie robi zarwno wiele pustych miejsc na sali, jak i ich brak, zniechcajcy do spokojnego suchania wykadowcw.
Jeli ju wybralimy miejsce konferencji, musimy znale odpowiednie hotele i orodki dla uczestnikw oraz zorganizowa dojazd. Powinno si znale kilka ofert (jeli to moliwe – co najmniej trzy) i porwna nie tylko ceny, ale i jako oferowanych usug. Warto pamita, e ceny mona negocjowa!
Jednak ani znani gocie, ani najciekawsze atrakcje nie pomog, jeli wybierzemy nieodpowiedni termin. Mao kto zechce przyjecha na konferencj organizowan w przeddzie Boego Narodzenia czy Wielkanocy albo w tym samym dniu, co bardziej znana konferencja tego samego typu bd wane rozgrywki sportowe. Warto wic uwanie przestudiowa kalendarz.
Kiedy wstpne ustalenia s ju za nami, nie moemy zapomnie o budecie. Co z tego, e zorganizujemy wietn konferencj, jeli nie bdziemy mogli za ni zapaci? Dlatego wane jest obliczenie tzw. progu rentownoci konferencji, czyli okrelenie, kiedy przychody pokryj koszty poniesione na jej organizacj. Naley tu wzi pod uwag dwa elementy: koszty stae i zmienne. Do kosztw staych nale: cena za wynajem sal konferencyjnych, opaty poniesione na rzecz pobytu wykadowcw – zakwaterowania, podry i wyywienia. Kosztami staymi s take: wynagrodzenia dla personelu organizujcego konferencj, a take finanse przeznaczone na wynajem sprztu audio−wideo i biurowego, opraw plastyczn, zorganizowanie marketingu oraz strategii promocyjnej. Do kosztw zmiennych zaliczamy: wyywienie i napoje, ceny pakietw konferencyjnych (np. teczek, ulotek), a take koszt wynajmu paneli na abstrakty i transfery. Na podstawie przewidywanych kosztw mona obliczy, ile kady uczestnik powinien zapaci za udzia w konferencji, by firma organizujca nie poniosa strat. Jeeli okae si, e koszt uczestnictwa byby za wysoki, trzeba znale sposb, by go obniy. Moemy np. poszuka sposobu, by zwikszy liczb uczestnikw, znale sponsorw lub po prostu sprbowa zmniejszy koszty, korygujc plany.
Jeli uczestnicy maj zgasza swj udzia w konferencji i wnosi opat rejestracyjn, naley mniej wicej p roku wczeniej ustali jej wysoko i opracowa regulamin imprezy.
Kolejne kroki to uaktualnienie listy uczestnikw, zawsze przecie kto moe „wypa” z listy, a kto inny okae si na niej niezbdny. Lista powinna by znana trzy miesice przed konferencj, co jest wane przy organizowaniu zakwaterowania dla goci. Zamkn j moemy miesic przed konferencj. Ale musimy by przygotowani na rne sytuacje, poniewa w ostatniej chwili ch uczestniczenia w konferencji moe wyrazi wana osoba, dla ktrej powinno znale si miejsce.
Kiedy ju pierwsze ustalenia s gotowe, naley wzi si za zaplanowanie strategii promocyjnej imprezy: opracowanie logo, przygotowanie listy mediw i osb, ktre koniecznie trzeba poinformowa o planowanym przedsiwziciu, ustalenie terminw wysyania powiadomie oraz komunikatw do prasy.
To rwnie czas na przygotowanie imprezy pod wzgldem technicznym i logistycznym, czyli sprztu audio−wideo, naganiajcego i w razie potrzeb innych specyficznych wymaga (owietlenia, organizacji imprez towarzyszcych). Trzeba wczeniej sprawdzi, czy w miejscu, w ktrym chcemy zorganizowa konferencj, to wszystko bdzie mona zrealizowa, a jeli nie – jakie s inne moliwoci, np. wypoyczenia sprztu. W ostatecznoci zostaje po prostu korekta planw.
Warto skorzysta z pomocy odpowiedniej firmy zajmujcej si organizacj konferencji. Dokonanie waciwego wyboru moe mie olbrzymi wpyw na powodzenie przedsiwzicia. Dowiadczona firma nie pozwoli na bdy organizacyjne i bdzie skarbnic pomysw, ktre pomog uatrakcyjni imprez.
– Fachowiec moe zaoferowa organizatorowi−zleceniodawcy znajomo technologii przygotowywania konferencji (planowanie, budetowanie, realizacja, sponsoring, programy towarzyszce), znajomo bazy konferencyjnej, dostawcw usug, procedur handlowych – wymienia Jacek Giejewski z B.P. Horizon Travel.
Oczywicie, udzia agencji nie jest konieczny, mona samodzielnie wszystko zorganizowa, zwaszcza jeeli ma si odpowiednie dowiadczenie.
Ale jeli jest si naukowcem?
– Czas pracy naukowcw jest zbyt cenny – przekonuje Jacek Giejewski. – Poza tym znajomo technologii organizacji konferencji nie jest mocn stron naukowcw. Czy warto si tego uczy, gdy robi si to okazyjnie raz na pitnacie lat? Lepiej wynaj fachowcw i skoncentrowa si na programie merytorycznym.
W dobr agencj warto zainwestowa, zasign opinii na temat rnych firm, zrobi ich list i porwna oferty. Wane s rekomendacje, przynaleno do organizacji branowych (np. Stowarzyszenie Kongresy i Konferencje w Polsce), osignicia i zasig dziaania.
Naley dobrze przemyle take wybr dostawcw usug: hoteli, cateringu, transportu itp. Warto porwna przynajmniej trzy propozycje kadego rodzaju dostawcw i wzi pod uwag przede wszystkim jako oferowanych usug. Dowiadczony dostawca bdzie doskonale wiedzia, co zrobi, gdy nagle zabraknie zimnych napojw, bo dzie by wyjtkowo gorcy, albo szybko zainterweniuje, gdy zdarzy si awaria sprztu.
Coraz bardziej szczegowe zadania zaczynamy realizowa 2−3 miesice przed imprez. To czas na opracowanie zasad rejestracji oraz wymeldowania goci, a jednoczenie na podzia zakresu odpowiedzialnoci personelu za poszczeglne zadania. Warto ju obliczy, ile osb personelu bdziemy potrzebowa. Nadchodzi pora, by ostatecznie ustali warunki patnoci z agencj i dostawcami. To te ostatnia chwila, by upewni si, czy posiadamy wszystkie niezbdne zezwolenia, prawa autorskie, licencje itp. Musimy uwzgldni znaki towarowe oraz prawa do wykorzystania muzyki. Warto ju teraz wybra i kupi upominki dla goci.
Ostatnie dwa miesice to czas na okrelenie systemu identyfikacji uczestnikw oraz oznaczenie miejsca imprezy.
Jeszcze raz sprawdzamy list goci i sporzdzamy plan wykorzystania powierzchni (w przeliczeniu, jaka powierzchnia sali potrzebna jest dla okrelonej liczby osb, pomc moe np. kalkulator Poradnika organizatora konferencji na stronach www.confero.pl).
1−2 miesice przed konferencj ostatecznie potwierdzamy ustalenia z dostawcami. Musimy pamita o dokadnym przeczytaniu umowy i zwrci uwag na warunki i terminy anulacji. Ostateczny program imprezy powinien by gotowy 2−4 tygodnie przed konferencj.
Miesic przed konferencj naley przygotowa materiay rozdawane uczestnikom: identyfikatory, wejciwki, karnety itp. Tydzie przed dniem otwarcia przeprowadzamy odpraw zespou i wsppracownikw.
Pierwsze informacje o imprezie powinny pojawi si p roku przed jej rozpoczciem – maj one zachci odbiorcw do uczestnictwa i mog dostarczy pierwszych sygnaw na temat zainteresowania naszym przedsiwziciem. Trzeba odpowiedzie sobie na pytanie, kogo powinna zainteresowa nasza konferencja i jak do tej grupy czy grup trafi. Jeeli organizujemy konferencj naukow z okrelonej dziedziny wiedzy, warto poszuka branowych pism, w ktrych mona zamieci o niej informacj. Zapowiedzi konferencji mona umieszcza rwnie na specjalistycznych stronach internetowych.
Wany jest odpowiednio skonstruowany komunikat prasowy, w ktrym znajd si najwaniejsze informacje dotyczce tematu konferencji, terminu i miejsca, warunkw uczestnictwa, a take zaproszonych goci (vip−w) czy imprez towarzyszcych. Pierwsze szczegowe informacje powinny by rozesane trzy miesice przed imprez, a kolejne – przypominajce – 2−3 miesice przed dat konferencji. Jeli nie jest wymagana wczeniejsza rejestracja, komunikaty warto powtrzy rwnie przed sam imprez.
Najgortszy okres to ostatni tydzie i oczywicie czas trwania konferencji. Wtedy powinno by ju wszystko dopite na ostatni guzik. Ostatnie dni to aranacja i organizacja miejsca imprezy, a take biura, rejestracji, recepcji, szatni itp. Odpowiednio wczeniej naley wypakowa i rozlokowa materiay konferencyjne, broszury, ulotki. Cay czas trzeba kontrolowa ewentualne zmiany ze strony np. dostawcw (potwierdzi stawki wynajmu pomieszcze i obsugi, przygotowa projekt ostatecznego rozliczenia uwzgldniajcego biece zmiany) i sprawdza przygotowanie personelu. Ostatnie chwile to czas, by dopilnowa rwnie godzin przyjazdu goci, zorganizowa ich odbir z lotniska czy pocigu, zaaranowa powitania itp.
Niestety, nie nad wszystkim moemy zapanowa i najpikniejsze plany moe popsu pogoda. Dlatego konieczne jest, by ledzi rwnie jej prognozy, aby nie da si niczemu zaskoczy i np. wczeniej zaplanowane pieczenie dzika na wieym powietrzu zamieni na bankiet w hotelowej restauracji.
Po konferencji pakujemy wszystkie materiay i przeprowadzamy ich inwentaryzacj. Ostatecznie ustalamy te sprawy patnoci – to jest czas na wyjanienie z dostawcami jakichkolwiek wtpliwoci. Tydzie po imprezie musimy podzikowa wszystkim osobom zaangaowanym w jej organizacj. W tym celu mona wysa kartki, e−maile lub zadzwoni. Warto znw rozesa materiay prasowe podsumowujce nasze przedsiwzicie – mog by cennym komunikatem dla tych, ktrzy w przyszoci zechc wzi udzia w konferencji. Zostaje jeszcze przejrzenie wszystkich punktw realizacji imprezy oraz przeanalizowanie mocnych i sabych stron organizacji. Waciwie wycignite wnioski pozwol kad nastpn konferencj przygotowa lepiej i bardziej profesjonalnie.