)
Sowo „uniwersytecki” w nazwie systemu podkrela, e USOS umoliwia jednoczesne ogarnicie dydaktyki prowadzonej w caej uczelni, bez potrzeby integrowania danych przetwarzanych w rozproszonych dziekanatach. Wsplna baza danych caej uczelni powinna by jedna i zainstalowana na centralnym komputerze, z ktrego poszczeglne jednostki korzystaj przez sie. Ma to szczeglne znaczenie wobec rosncej liczby studentw i zwizanych z tym trudnoci w przepywie informacji na papierze. USOS pozwala harmonijnie czy autonomi jednostek w zakresie tworzenia programw ksztacenia z oszczdnociami wynikajcymi z wykonywania pewnych zada centralnie, w skali uczelni, bez koniecznoci ich powielania w poszczeglnych jednostkach. Umoliwia take atwe otrzymywanie w postaci elektronicznej precyzyjnych raportw wymaganych przez instytucje pastwowe (MENiS, MON, GUS, ZUS itp.).
USOS jest budowany od 2000 roku na Wydziale Matematyki, Informatyki i Mechaniki UW, pocztkowo w ramach projektu NET, finansowanego z programu TEMPUS-JEP. Specyfikacja systemu bya przygotowywana przez szerokie grono pracownikw WMIM, na podstawie postulatw uczelni uczestniczcych w projekcie NET. Oprogramowanie zostao wykonane przy udziale pracownikw, doktorantw i studentw WMIM. We wdroeniu systemu w UW wan rol odgrywa centralny Dzia Aplikacji Komputerowych. Obecnie system jest rozwijany w ramach projektu Midzyuniwersyteckiego Centrum ds. Informatyzacji, z uwzgldnieniem postulatw zgaszanych przez wdraajce USOS uczelnie, reprezentowane w Komisji MUCI ds. USOS.
Wprowadzenie do uytku systemu informatycznego wymaga uporzdkowania regulacji dotyczcych postpowania na terenie, ktry zamierza si informatyzowa. Wprowadzenie USOS do uytku w uczelni powinna poprzedza szczegowa analiza regulaminu studiw, programw studiw w poszczeglnych jednostkach, rodzajw wydawanych dyplomw itp. Komputer bdzie stosowa te same zasady co urzdnicy, bdzie jednak robi to znacznie szybciej i bez „indywidualnego” rozpatrywania kadego przypadku. Dlatego w trakcie wprowadzania USOS w uczelni absolutnie konieczny jest codzienny udzia organw decyzyjnych (rektora, dziekana itd.), ktre w miar potrzeby mog w sposb oglnie obowizujcy ustala procedury wdraane w systemie komputerowym.
Zauwamy, e USOS jest idealnym narzdziem do prowadzenia przez centralne biuro uczelni elektronicznego Albumu Studentw oraz Ksigi Dyplomw (wymaganych w rozporzdzeniu MEN z 20 wrzenia 2000 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiw), zapewniajc jednoczenie jednostkom dydaktycznym pene moliwoci korzystania z tych danych do potrzeb dziennika/kartoteki studentw, oczywicie take elektronicznych.
USOS w postaci gotowego do zainstalowania oprogramowania jest udostpniany uczelniom przez Internet. W kadej uczelni instalacj USOS zajmuje si lokalny zesp wdroeniowy. Centralna baza danych systemu jest umieszczona na uniwersyteckim serwerze. Na wybranych komputerach w biurach administracji akademickiej i zawodowej instaluje si specjalne oprogramowanie klientw, umoliwiajce bezporedni dostp (w zakresie ustalanym indywidualnie dla kadego uytkownika) do danych zgromadzonych w USOS.
Wraz z oprogramowaniem USOS uczelnie otrzymuj oglnopolskie sowniki, takie jak: spis miejscowoci i kodw pocztowych, adresy WKU, systemy, rodzaje i kierunki studiw wg MENiS, dane bankw itp. Zespoy wdroeniowe wprowadzaj do USOS sowniki wsplne dla caej uczelni, takie jak np.: spis jednostek organizacyjnych uczelni, prowadzone kierunki i specjalnoci, kalendarium roku akademickiego.
Ze wzgldu na bardzo due zrnicowanie zasad organizacji studiw w rnych uczelniach, USOS zosta zaprojektowany w sposb bardzo elastyczny, co jednak oznacza konieczno jego konfiguracji a la carte w kadej szkole.
Internetowy modu USOS (zwany USOSweb) moe by niezalenie instalowany w celu realizacji okrelonych zada na wielu serwerach (np. umieszczonych w poszczeglnych jednostkach dydaktycznych).
Korzystanie z USOS w szerokim zakresie wymaga wprowadzenia danych dotyczcych m.in.:
Zalenie od rozwiza organizacyjnych w uczelni, pewne dane mog by wprowadzane centralnie (np. osobowe), inne w jednostkach dydaktycznych (programy studiw) lub finansowych (cenniki). Jeli do USOS wprowadzone s tylko niektre dane, to system moe by wykorzystywany w ograniczonym zakresie.
Uytkownikami USOS mog by: wszyscy uytkownicy Internetu, studenci, nauczyciele akademiccy, administracja akademicka i zawodowa (uczelniane biuro spraw studenckich, dziekanaty, kwestura).
Internetowy modu USOSweb pozwala na dostp do wybranych danych z USOS ogowi uytkownikw Internetu. W Uniwersytecie Warszawskim w ten sposb udostpnia si (fragmentaryczny) „Katalog przedmiotw” (http://usosweb.mimuw. edu.pl). Moe on by udostpniany w rnych wersjach jzykowych. W skad przedmiotu mog wchodzi rne zajcia (wykad, wiczenia, laboratorium itp.). Przedmioty odbywaj si w zdefiniowanych cyklach dydaktycznych (semestrach, trymestrach itp.) i okrelonym wymiarze godzin. W „Katalogu” przewidziano pola na opis przedmiotu oraz zaoenia co do wstpnej wiedzy studenta. Do edycji przedmiotu w danym cyklu dydaktycznym w „Katalogu” znajduj si informacje o nauczycielach prowadzcych zajcia. W USOSweb mona oglda internetowe wizytwki nauczycieli akademickich, informujce o dziedzinie zainteresowa, godzinach konsultacji i ewentualnie zawierajce dowizania do ich stron domowych.
„Katalog przedmiotw” daje moliwo rnorodnej ich klasyfikacji (np. obowizkowe na danym kierunku, prowadzone przez okrelon jednostk itp.) oraz wyszukiwania wedug rozmaitych kryteriw (np. zaj prowadzonych przez wybranego wykadowc lub zawierajcych pewne sowa w nazwie).
Liczne inne funkcje USOSweb s dostpne jedynie dla uytkownikw posiadajcych osobiste konta, przede wszystkim nauczycieli i studentw. Pracownicy administracji akademickiej i zawodowej posiadaj konta dostpu do centralnej czci USOS z indywidualnie okrelonymi uprawnieniami, pozwalajce na dostp do systemu z wybranych komputerw.
USOSweb suy nauczycielom akademickim do wielu czynnoci zwizanych z prowadzeniem zaj dydaktycznych: od uzyskiwania informacji o studentach zapisujcych si na zajcia, poprzez moliwo korzystania z list studentw w grupach, moliwo elektronicznej komunikacji ze studentami uczestniczcymi w zajciach, po wystawianie ocen.
Jeli plan studiw przewiduje wybr przez studentw zaliczanych przedmiotw, to USOS moe by zastosowany do rejestracji studentw na listy z poszczeglnych przedmiotw. Dziekan moe ustali maksymaln liczb studentw przedmiotu, a nauczyciele i studenci mog na bieco obserwowa liczb zgaszajcych si studentw.
Po zamkniciu rejestracji nauczyciel ma dostp do imiennej listy studentw zarejestrowanych na zajcia w prowadzonych przez niego grupach zajciowych. Moe j importowa na wasny komputer i wykorzystywa w ulubionych aplikacjach (np. MS Office Excel, Word itp.). Zamiast wpisywa rcznie oceny z kolokwiw lub egzaminu do protokou, nauczyciel moe wprowadza je bezporednio w elektroniczny formularz (wyposaony w prosty arkusz kalkulacyjny) lub nawet wczyta w elektroniczny protok oceny wystawione w arkuszu kalkulacyjnym.
Uyteczn funkcj USOSweb jest moliwo korzystania z list studentw w grupie do wysyania przez nauczyciela listw elektronicznych do wszystkich (lub wybranych) studentw grupy (np. zawiadamiajcych o wywieszeniu w Internecie nowych zada).
Nauczyciele mog otrzyma z USOSweb tygodniowy rozkad zaj dydaktycznych kadego nauczyciela oraz peny rozkad zaj dydaktycznych.
USOSweb dostarcza studentowi wszystkie informacje zwizane z tokiem studiw, np. w „Katalogu przedmiotw” moe znale informacj, ktre przedmioty s wymagane do zaliczenia odpowiedniego etapu programu studiw (np. semestru lub roku), ktre przedmioty s obowizkowe na danym etapie studiw, a ktre do wyboru.
Z indywidualnego konta student moe zarejestrowa si na listy z poszczeglnych przedmiotw objtych rejestracj internetow. Jeli na dany przedmiot jest okrelony limit miejsc, to student poprzez USOSweb otrzymuje informacj, czy zosta na zajcia przyjty. USOSweb pomaga studentowi zoptymalizowa rozkad zaj w tygodniu: student wprowadza do USOSweb swoje preferencje, a system zapisuje go automatycznie do grup zajciowych, starajc si uwzgldni te preferencje i unika konfliktw czasowych.
Student moe otrzyma wydruk tygodniowego rozkadu swoich zaj, zaj prowadzonych przez kadego nauczyciela oraz oglny plan wszystkich zaj.
Indywidualne konto studenta zawiera m.in. elektroniczny indeks ocen i zalicze, w ktrym student widzi dokadnie te oceny, na podstawie ktrych jest rozliczany przez dziekanat.
Przez USOSweb studenci mog dokonywa oceny zaj. System zapewnia, e student ma moliwo oceny jedynie tych zaj, na ktre jest zarejestrowany, oraz e ocena jest w peni anonimowa.
USOSweb suy rwnie do zawiadamiania o nalenociach na rzecz uczelni. Student dowiaduje si o tytule nalenoci, wysokoci wpaty oraz indywidualnym numerze konta bankowego, na ktre ma dokona wpaty. Bank przekazuje elektronicznie informacje o dokonanej wpacie, jest ona wprowadzana automatycznie do systemu i wtedy student otrzymuje na swojej stronie potwierdzenie wpaty. System uwzgldnia rozmaite raty oraz nalicza odsetki za nieterminowe wpaty.
Poprzez USOSweb studenci mog uzyskiwa informacje o dostpnych miejscach w akademikach i drukowa formularz podania o akademik.
Od tego roku USOS jest wykorzystywany w ograniczonym zakresie w skali caego Uniwersytetu Warszawskiego. Studenci wszystkich jednostek rejestruj si za pomoc USOS na lektoraty jzykw obcych oraz zajcia wychowania fizycznego. Jest to milowy krok w upowszechnieniu stosowania USOS, bo ju przeszo 30 tys. studentw zostao w nim zapisanych i otrzymao indywidualne konta internetowe w USOSweb. We wszystkich jednostkach dydaktycznych zostao zainstalowane oprogramowanie klienta USOS, co umoliwia wprowadzanie danych dotyczcych oferty dydaktycznej jednostek (przedmioty i programy).
Inne udogodnienia, jakie wynikaj ze stosowania programu USOS przedstawimy w jednym z kolejnych numerw.
Prof. dr hab. Stefan Jackowski, matematyk, peni funkcj dziekana Wydziau Matematyki, Informatyki i Mechaniki Uniwersytetu Warszawskiego.
Dr Janina Mincer-Daszkiewicz, prodziekan WMIiM ds. informatyzacji i organizacji, jest kierownikiem projektu USOS.
Tekst przygotowany na konferencj „Informatyzacja obsugi studentw w uczelniach”, zorganizowan 27 listopada 2003 przez Midzyuniwersyteckie Centrum ds. Informatyzacji i Wydzia Matematyki, Informatyki i Mechaniki Uniwersytetu Warszawskiego.