)
Uniwersytecki System Obsugi Studiw jest oprogramowaniem do zarzdzania i udostpniania danych zwizanych ze studiowaniem. Suy on wykadowcom, studentom i administracji. Umoliwia jednoczesne ogarnicie dydaktyki prowadzonej w caej uczelni, bez potrzeby integrowania danych przetwarzanych w rozproszonych dziekanatach. Wsplna baza danych caej uczelni powinna by jedna i zainstalowana na centralnym komputerze, z ktrego poszczeglne jednostki korzystaj przez sie.
Jeli system zawiera wszystkie niezbdne dane, to moe pomaga administracji w generowaniu niezbdnych raportw (dla GUS, wojska, biblioteki i in.), dokumentw zwizanych z tokiem studiw (listy grup, protokoy egzaminacyjne, spisy ocen, dokumenty w formacie wymaganym przez program ERASMUS i in.). Obecnie przygotowywany jest modu do wydawania europejskiego suplementu do dyplomu.
Prodziekan ds. studenckich moe korzysta z penej informacji o ocenach czy urlopach studenta przy podejmowaniu decyzji o warunkowym zaliczeniu, udzieleniu urlopu lub przeniesieniu na inny kierunek. Moe rwnie korzysta z USOS, gdy podejmuje decyzje o zakwalifikowaniu studentw na zajcia, na ktre jest prowadzona rejestracja.
Dziekanat (lub inna komrka) wpisuje dane o zatwierdzonych tematach i opiekunach prac dyplomowych, skady komisji egzaminw dyplomowych, oceny z pracy i rednie ze studiw. Na tej podstawie z USOS mona wydrukowa protok egzaminu dyplomowego, a po jego odbyciu i wpisaniu ocen, zawiadczenia o ukoczeniu studiw.
Jedn z najbardziej innowacyjnych funkcji USOS jest moliwo automatycznego rozliczania studentw ze spenienia wymaga poszczeglnych etapw programu studiw (np. semestrw, lat). W celu posugiwania si tym narzdziem do systemu trzeba wprowadzi przedmioty, program studiw i przypisa studenta do programu. Zdefiniowanie programu studiw wymaga okrelenia jego etapw, a wic okresw po ktrych nastpuj rozliczenia (semestr, rok itp.). Nastpnie do kadego etapu naley okreli wymagania programowe, a wic przedmioty, ktre student musi zaliczy na danym etapie. Wymagania programowe mog by dostosowane do elastycznych programw studiw, w ktrych wymaga si zaliczenia okrelonej liczby przedmiotw z wyrnionych grup.
Jeli program studiw zosta formalnie opisany w USOS i zostay wprowadzone oceny otrzymane przez studenta, to USOS moe automatycznie zaproponowa dziekanowi decyzj w sprawie zaliczenia etapu (roku) i wpisu na nastpny etap, zaliczenia warunkowego lub niezaliczenia i powtarzania etapu (roku).
W przypadku koniecznoci skrelenia studenta z programu, dziekan moe wybra waciwy formularz z uzasadnieniem zaakceptowanym przez prawnika, a USOS automatycznie wydrukuje decyzj ze wszystkimi koniecznymi danymi i kopiami (np. do WKU).
Modu stypendialny USOS pozwala na obliczanie wysokoci stypendiw socjalnych i naukowych. USOS udostpnia wiele rnych algorytmw stypendialnych. Stypendia socjalne wylicza si podajc globaln kwot funduszu, liczb chtnych i dochd w rodzinie oraz rne parametry progowe. Istnieje moliwo definiowania rankingu na potrzeby stypendiw naukowych, wyliczania wysokoci stypendiw na podstawie redniej, wysokoci funduszu, wartoci parametrw progowych. Zazwyczaj wykonuje si kilka iteracji w celu ustalenia optymalnego podziau.
Pene informacje o przyznanych stypendiach, umoliwiajce automatyczne generowanie przeleww bankowych, s pobierane w kwesturze bezporednio z systemu, bez potrzeby przesyania danych, nawet drog elektroniczn. Oczywicie, system umoliwia drukowanie list stypendialnych oraz zawiadcze o pobieranych stypendiach.
Suby socjalne wprowadzaj do USOS informacje o akademikach i liczbie miejsc dostpnych dla studentw poszczeglnych wydziaw. Student moe pobra z USOS czciowo wypeniony indywidualny formularz podania o akademik. Ju wkrtce komrki wydziaowe bd mogy dokonywa przydziau miejsc za pomoc USOS.
USOS suy rwnie do sporzdzania list stypendialnych w formie gotowej do wykorzystania przez suby finansowe.
Jak wspomnielimy, USOS moe by wykorzystywany przez suby finansowe na poziomie wydziau i uczelni do obsugi spraw stypendialnych oraz opat wnoszonych przez studentw. USOS umoliwia np. drukowanie wypenionych blankietw przeleww (na prob studenta) oraz bezporednie rejestrowanie opat przyjtych w kasie (np. czesnego). Moliwe jest bezporednie wciganie, z plikw otrzymanych z banku, danych o wpatach dokonanych przelewami. Kady student posuguje si unikatowym numerem konta, dziki czemu mona jednoznacznie rozpozna wpacajcego. Plik z informacjami o wpatach jest wczytywany do systemu i wpaty s rozliczane automatycznie z nalenociami. Moliwe jest tworzenie elektronicznych raportw kasowych z informacjami o wpatach (raporty s wczytywane do programu finansowo-ksigowego). Wygodn funkcj jest moliwo drukowania umw i rachunkw dla pracownikw, automatycznie wypenionych danymi osobowymi, danymi urzdu skarbowego itp.
Do penego zakresu funkcjonowania USOS jest oczywicie niezbdne zgromadzenie w systemie wielu danych dotyczcych nauczycieli akademickich. Dane powinny pojawia si w USOS poprzez import z centralnej bazy, utrzymywanej przez uczelnianie biuro spraw pracowniczych. USOS moe by wykorzystywany w jednostkach w pewnym zakresie do obsugi spraw personalnych, w szczeglnoci przechowywania bardziej szczegowych danych ni te potrzebne w centrali (np. lokalne funkcje opiekuna roku studiw, czonka komisji, penomocnika dziekana itp.) Pozwala na sporzdzanie raportw (list pracownikw) w potrzebnym jednostce formacie. Pomaga w wyliczaniu nalenych urlopw pracownikw i rozliczaniu z wykorzystania urlopu.
Modu kadrowy, korzystajc z danych dotyczcych zaj dydaktycznych prowadzonych przez nauczycieli, moe suy do rozliczenia pensum. System umoliwia wprowadzanie rozmaitych formu rozliczania pensum (za zajcia wsplnie prowadzone, usugowe na rzecz innych jednostek itp.).
Modu kadrowy USOS pozwala wygenerowa konta w USOSweb dla nauczycieli oraz dostarcza do USOSweb dane niezbdne do tworzenia internetowych wizytwek poszczeglnych pracownikw oraz zbiorczych list wykorzystywanych np. w portalu internetowym.
USOS posiada take modu do obsugi uczestnikw studiw doktoranckich oraz przeprowadzania przewodw doktorskich (np. formularze protokow posiedze komisji ds. przewodu).
USOS do sprawnego dziaania potrzebuje centralnego serwera bazy danych. Wymagania techniczne zale od wielkoci uczelni, w tym liczby stanowisk klienckich. Zalecanym oprogramowaniem systemowym jest publicznie dostpny Linux. Oprogramowanie bazodanowe to produkt firmy Oracle. Koszt licencji stanowi, niestety, gwny skadnik kosztowy wdroenia USOS.
Do instalacji USOSweb na potrzeby pojedynczej jednostki wystarczy sprawny komputer z procesorem Intel i pojemnym dyskiem z systemem operacyjnym Linux. Pozostae oprogramowanie jest take publicznie dostpne: serwerem bazy danych jest MySQL, a interfejs uytkownika napisano w PHP.
Jako stacji klienckiej USOS mona uy dowolnego komputera osobistego z du pamici (akceptowane jest 128 MB pamici RAM, zalecane 256 MB), z systemem operacyjnym z rodziny MS Windows. Stacje klienckie powinny mie sprawne poczenia sieciowe z centralnym serwerem.
Uzgadnianie bazy danych Oracle z rozproszonymi bazami MySQL odbywa si (w aktualnej wersji USOS) asynchronicznie, poprzez pliki tekstowe.
Zaleca si stawianie serwera centralnej bazy danych za zapor ogniow i wpuszczanie do niej komunikatw tylko ze wskazanych komputerw. Bazy USOSweb s czciow kopi centralnej bazy danych, wic ich ewentualna awaria nie stanowi wikszego zagroenia. Poczenia uytkownikw sigajcych do baz MySQL przez Internet s szyfrowane. Hasa dostpowe uytkownikw czci centralnej i internetowej s przechowywane w systemie w postaci zakodowanej.
Dotychczasowe funkcje USOS koncentruj si wok usprawnienia dostpu do informacji i zarzdzania organizacj dydaktyki. W przyszoci USOS moe rwnie suy do analizy danych, majcej na celu polepszenie jakoci dydaktyki (np. badanie rozkadw ocen z przedmiotw w rozmaitych grupach studentw) i analiz sucych poprawie efektywnoci wykorzystania zasobw (np. pensum dydaktyczne, sale dydaktyczne). Moe by rwnie sprzony z innymi aplikacjami, np. oprogramowaniem obsugujcym rekrutacj studentw czy z archiwum prac dyplomowych.
Prof. dr hab. Stefan Jackowski, matematyk, jest dziekanem Wydziau Matematyki, Informatyki i Mechaniki Uniwersytetu Warszawskiego.
Dr Janina Mincer-Daszkiewicz, prodziekan Wydziau Matematyki, Informatyki i Mechaniki Uniwersytetu Warszawskiego, jest kierownikiem projektu USOS.
Tekst przygotowany na konferencj „Informatyzacja obsugi studentw w uczelniach”, zorganizowan 27 listopada 2003 roku przez Midzyuniwersyteckie Centrum ds. Informatyzacji (UCI) oraz Wydzia Matematyki, Informatyki i Mechaniki Uniwersytetu Warszawskiego.