Istotn trudnoci w procesie zarzdzania uczelni jest „rozproszenie” administracji podzielonej na centraln i wydziaow. Centralna dodatkowo podzielona jest na tzw. administracj rektorsk i kanclersk, co w praktyce oznacza jej niekompatybilno w zakresie waciwoci i kompetencji – zjawisko typowe dla wikszoci polskich uczelni publicznych. Wielowadztwo znacznie utrudnia w praktyce racjonalizacj zatrudnienia i sprawne, efektywne zarzdzanie.
Podzia kompetencji administracji powinien przebiega wedug rodzaju spraw, a mianowicie: sprawy o charakterze oglnym powinna prowadzi administracja centralna, a sprawy specyficzne dla wydziau – administracja wydziaowa. Podzia taki moe by zasadny tylko w przypadku duych uczelni.
Podstawowym celem administracji jest zapewnienie sprawnego dziaania uczelni w zakresie obsugi administracyjnej i technicznej. Spenienie tej funkcji przy minimalnych kosztach wymaga efektywnego i sprawnego zarzdzania. Poszukiwane s wic dobre wzorce. Przykadem jest przeprowadzona kilkanacie lat temu w polskich uczelniach decentralizacja, zarwno finansw, jak i decyzji. Wizao si to z przyjciem algorytmu podziau dotacji dydaktycznej i ograniczeniem uznaniowoci, ktra towarzyszya wczeniej podziaowi rodkw.
Poszukujc efektywnego sposobu zarzdzania polsk uczelni, warto si przyjrze modelom stosowanym w innych pastwach i wykorzysta dowiadczenia krajw bardziej zaawansowanych w procesie przemian. W Niemczech szkolnictwo wysze danego landu podporzdkowane jest jego prawodawstwu. Rzd federalny okrela tylko kierunki dziaania poprzez wytyczne. Np. w Nadrenii Pnocnej−Westfalii istnieje jeden gwny akt prawny, ustawa o szkolnictwie wyszym, obowizujcy wszystkie uczelnie (aktualnie prowadzone s prace zmierzajce do zmiany przepisw tej ustawy).
Wikszo problemw dotyczcych funkcjonowania uczelni jest rozwizywana przez sam uczelni z uyciem wasnych przepisw prawnych, stanowionych przez senat. Podobnie jak w Polsce, nie uczestnicz w nim adne osoby z zewntrz. Czonkami senatu s tylko profesorowie, pracownicy i studenci. Wszystkie sprawy uczelni rozstrzygane s przez rektora, prorektorw i kanclerza (wszyscy z takim samym prawem gosu). W sprawach finansowych kanclerz ma moliwo zgoszenia weta. Prorektorzy s przewodniczcymi komisji senackich: ds. dydaktyki i nauczania, ds. bada oraz ds. finansw i planowania. Kanclerz doradza poszczeglnym komisjom senackim, jednake nie posiada prawa gosu. Zadania administracji, jak np.: sprawy osobowe, finanse, nieruchomoci, s sprawami publicznymi regulowanymi przepisami prawnymi obowizujcymi w regionach federacji, a nie poprzez przepisy uczelniane. Zgodnie z obowizujcym od 1980 r. prawem, tylko kanclerz odpowiada za sprawy administracyjne i jest jedynym zwierzchnikiem pracownikw niedydaktycznych (jednak nie we wszystkich landach). W niektrych przypadkach podlego ich moe by przekazana bezporednio prorektorom lub dziekanom.
Kanclerz wybierany jest w uczelni, ale na stanowisko powoywany przez rzd landu. Kandydat na kanclerza musi posiada dowiadczenie w administracji publicznej. Z tego wzgldu obowizki kanclerza w uczelniach niemieckich s bardzo podobne do obowizkw wicekanclerza w uczelniach brytyjskich, jak rwnie do obowizkw kierownikw i szefw jednostek administracji publicznej. W Polsce mona je porwna do kompetencji dyrektora generalnego w urzdach administracji pastwowej (ministerstwa, urzdy wojewdzkie) lub sekretarza w jednostkach administracji samorzdowej. Natomiast w Anglii kanclerz jest funkcj honorow, sprawowan przez osob o duym autorytecie spoecznym.
W naszym kraju kanclerz jest funkcj ustawow, jednak prawo nie precyzuje jego kompetencji, okrelajc tylko bardzo oglnie zakres zada: Kanclerz uczelni publicznej kieruje jej administracj i gospodark w zakresie okrelonym przez statut oraz rektora (art. 82 ust. 1 ustawy o szkolnictwie wyszym z 27 lipca 2005). W praktyce, zakres obowizkw kanclerza okrela si w regulaminie organizacyjnym.
Przy reformowaniu polskich uczelni szczeglnie cenne mog by dowiadczenia Stanw Zjednoczonych i starych pastw UE, gdzie kierowanie instytucjami owiatowymi odbywa si na zasadach rynkowych. W tych krajach dotacja z budetu pastwa nie jest jedynym rdem finansowania nauki. W USA udzia dotacji z budetu pastwa stanowi 60 proc. budetu uczelni. Coraz wikszy w finansowaniu uczelni staje si udzia fundacji, a spora cz bada jest przenoszona z uczelni do koncernw, ktre nakady na ten cel odpisuj od podatku. W Wielkiej Brytanii w latach 1970−95 udzia dotacji rzdowych spad z ok. 70 do ok. 40 proc., w Szwecji aktualnie wynosi ok. 50 proc.
Nasze uczelnie publiczne znajduj si w szczeglnej sytuacji, zwizanej z przeksztaceniami wasnociowymi i transformacj caej gospodarki oraz ze zmieniajcymi si uwarunkowaniami spoecznymi i demograficznymi, gospodarczymi i prawnymi. Do najwaniejszych zmian naley zaliczy: powstanie wyszych szk prywatnych, konfrontacj polskich uczelni na konkurencyjnym rynku midzynarodowym, wynikajc z integracji z Uni Europejsk oraz standaryzacj nauczania i internacjonalizacj bada naukowych (Proces Boloski). Negatywny wpyw na rynek usug edukacyjnych w Polsce maj rwnie zmniejszenie przyrostu demograficznego i „przyciganie” polskich kandydatw na studentw przez uczelnie zachodnie. Wszystkie te okolicznoci mog wpyn na znaczne zmniejszenie liczby studentw. Ponadto od 1 stycznia 2007 studia niestacjonarne nie s dotowane z budetu pastwa. W praktyce zmusi to uczelnie do podwyszenia czesnego od studentw niestacjonarnych, a w konsekwencji moe spowodowa ograniczenie przyj na studia patne i tym samym spadek wpyww z tego tytuu do budetu uczelni. Uwarunkowania te stawiaj uczelnie publiczne przed nowymi wyzwaniami, zmuszajc do podejmowania dziaa majcych na celu dywersyfikacj rde finansowania oraz racjonalizacj wydatkw i redukcj kosztw ksztacenia. Niezwykle istotn kwesti w tym przypadku jest umiejtno pozyskiwania funduszy oraz wsppraca z duymi przedsibiorstwami.
Efektywne i sprawne przeprowadzenie dziaa racjonalizujcych wymaga wzmocnienia wadzy wykonawczej, co oczywicie jest zwizane ze zwikszeniem odpowiedzialnoci. Ten pogld jest zgodny z zasadami uniwersytetu przedsibiorczego wg Burtona Clarka:
1. Silne centrum sterujce (dominujca rola rektora, kanclerza, zmniejszenie roli cia kolegialnych na rzecz dominacji organw jednoosobowych).
2. Tworzenie jednostek pomostowych pomidzy uczelni a otoczeniem zewntrznym (transfer wiedzy, technologii, wasnoci intelektualnej, innowacyjno, ksztacenie ustawiczne, sprawne kontakty z absolwentami).
3. Zrnicowanie rde finansowania (nie tylko budet pastwa).
4. Stymulowanie przedsibiorczoci na wydziaach i w podstawowych jednostkach organizacyjnych.
5. Rozwj kultury przedsibiorczoci (wiarygodno, marka, sposb dziaania na rynku itp.).
Celem strategicznym podejmowanych dziaa jest zwikszenie efektywnoci ekonomicznej uczelni.
W ramach procesu restrukturyzacyjnego szczegln uwag naley zwrci na: weryfikacj oraz racjonalizacj zada uczelni i poszczeglnych jednostek organizacyjnych – okrelenie celw i monitorowanie realizacji zada, doskonalenie struktury organizacyjnej – wprowadzanie zmian zmierzajcych do usprawnienia administracji poprzez stworzenie optymalnej struktury, profesjonalizacj administracji i doskonalenie organizacji pracy, optymalizacj zatrudnienia, oszczdnej gospodarki finansami i zasobami materialnymi, optymalizacj kosztw funkcjonowania uczelni.
Konieczne s rwnie inne dziaania, np.: eliminowanie procedur nieracjonalnych i zbdnych, wdraanie systemowych rozwiza majcych na celu racjonalizacj wydatkw i dziaa poprzez systematyczn, okresow analiz poszczeglnych obszarw funkcjonowania, np. wykorzystania pomieszcze dydaktycznych, biurowych, sal konferencyjnych, zuycia mediw, materiaw eksploatacyjnych, biurowych itp., eliminowanie lub ograniczenie zagroe, np. regulacja stanw prawnych nieruchomoci, weryfikacja stanu uytkowania gruntw niezabudowanych (przerwanie nielegalnego uytkowania, ktre niesie niebezpieczestwo utraty gruntu z tytuu zasiedzenia).
Poszukujc sposobw na redukcj kosztw funkcjonowania uczelni, szczegln uwag naley zwrci na polityk kadrow i racjonalizacj zatrudnienia, gdy koszty osobowe to najwysza pozycja w kosztach oglnych. Liczebno nauczycieli akademickich jest pochodn obowizkw dydaktycznych i jest regulowana wielkoci pensum, wynikajc z programw nauczania ustalanych przez rady wydziaw. Natomiast wyznaczenie optymalnego zatrudnienia w administracji i subach technicznych wymaga wielu skrupulatnych analiz, ale niewtpliwie jest konieczne.
Zazwyczaj ograniczenia kosztw funkcjonowania uczelni oczekuje si od administracji. Konieczne jest wic poszukiwanie modelu zarzdzania pozwalajcego na zachowanie wszystkich niezbdnych funkcji przy zmniejszonych kosztach, co w praktyce sprowadza si do szerokiego wprowadzenia technologii informacyjnych w zarzdzaniu uczelni, a w uzasadnionych przypadkach take do redukcji zatrudnienia.
Wskazane jest take poczenie dziaa restrukturyzacyjnych z wdroeniem systemu zarzdzania jakoci (np. ISO). Podejmowane dziaania mog by odbierane jako zamach na swobody akademickie i spowodowa opr. Mimo wtpliwoci co do stosowanych rozwiza, dziaania powinny by jednak prowadzone konsekwentnie, a wdroone rozwizania korygowane z uwzgldnieniem zmieniajcych si uwarunkowa prawnych, ekonomicznych i potrzeb uczelni. Prowadzenie restrukturyzacji bdzie atwiejsze, gdy proces ten zyska wsparcie wadzy uchwaodawczej i wykonawczej uczelni.
Restrukturyzacja administracji i gospodarki uczelni moe nie wystarczy do uzyskania i zachowania przewagi konkurencyjnej. Konieczne s wic rwnie dziaania w innych sferach, np.: unifikacji programw nauczania, efektywnego poczenia nauki z pracami badawczymi, racjonalnego zarzdzania, rwnie w zakresie informacji, zwikszania przychodw (studia niestacjonarne, wynajem pomieszcze), informatyzacji uczelni pozwalajcej na usprawnienie zarzdzania i podejmowania decyzji oraz na zmniejszenie zatrudnienia.
Oddzielnym problemem jest identyfikacja i zarzdzanie ograniczeniami, najczciej spotykane to m.in.: ze przyzwyczajenia (np. nieidentyfikowanie si z uczelni, postawy roszczeniowe), niewystarczajce kwalifikacje i brak samodzielnoci, niska aktywno i ograniczona kreatywno, opr przed zmianami i ograniczeniem swobd oraz autonomii, brak starannoci w prowadzeniu spraw merytorycznych, nieformalne zwizki, brak mylenia strategicznego.
W celu dostosowania uczelni do nowych uwarunkowa prawnych i rynkowych, umoliwiajcych zajcie lepszej pozycji na rynku usug edukacyjnych, konieczna jest restrukturyzacja wszystkich obszarw dziaania uczelni. Wskazane jest poczenie dziaa restrukturyzacyjnych z wykorzystaniem dowiadcze w ramach Procesu Boloskiego i Strategii Lizboskiej. Miar skutecznoci przeprowadzonej restrukturyzacji bdzie pozycja uczelni na rynku usug edukacyjnych. Uczelnie w naszym kraju maj te wiele szans, ktrych mona upatrywa m.in. w niszych ni na Zachodzie czesnym i kosztach utrzymania oraz bliskoci wschodniej granicy Unii Europejskiej, atrakcyjnoci naszych uczelni dla studentw ze Wschodu, wci wzrastajcym zainteresowaniu modziey zdobyciem wyszego wyksztacenia (ju widoczny jest wikszy udzia modziey studiujcej wrd populacji i wzrost odsetka scholaryzacji), w zym stanie infrastruktury technicznej, gwnie transportowej w naszym kraju, wynikajcym z wieloletnich zaniedba, co wobec wzrastajcej dostpnoci rodkw unijnych otwiera duy front inwestycyjny w tym zakresie i spowoduje wzrost zapotrzebowania na kadr inyniersk (dotyczy to gwnie uczelni technicznych).
Redukcja kosztw nie moe by jedynym sposobem na poprawienie sytuacji finansowej, ale na pewno jest niezbdna. Poszukiwanie nowych rde przychodu to obszar koniecznej, wzmoonej aktywnoci.
Mylc o przyszoci uczelni, warto zadba o budowanie wasnego kapitau strukturalnego przez tworzenie bazy danych o studentach i absolwentach oraz profesurze. W USA studentom koczcym studia podczas wrczania dyplomu „podsuwa si” do podpisu deklaracj doywotniego wsparcia finansowego uczelni w wysokoci 10 USD rocznie. W tak uroczystej chwili absolwenci chtnie wypeniaj deklaracje wice ich z uczelni i staj si cennymi sponsorami. Zwizek z uczelni mona tworzy rwnie przez organizowanie patnego doksztacania absolwentw na krtkich, systematycznych kursach.
Jednak w przypadku dalszego redukowania rodkw pastwowych bez zapewnienia staych wpyww do budetu uczelni, wielu placwkom w naszym kraju bdzie grozi bankructwo. Rozpowszechniany jest pogld, e tylko jedna lub dwie uczelnie bd finansowane w 100 proc., 7−8 uczelni bdzie dofinansowanych, a reszta – „ratuj si kto moe”. Taki kierunek zmian moe prowokowa do czenia uczelni. Faktem jest rozdrobnienie instytucjonalne, a konsolidacja i przejmowanie marki uczelni znanych moe by sposobem na poprawienie sytuacji tych, ktre jeszcze nie zdyy wypracowa wasnego wizerunku.
W Europie nie ma podziau na uczelnie publiczne i niepubliczne. Zasadniczym kryterium jest misja i jako ksztacenia. Warto wiedzie, e np. w Niemczech zmniejszeniu dotacji pastwowej towarzyszy obecnie wprowadzane prawo do pobierania przez uczelnie czesnego od studentw stacjonarnych w wysokoci 500 euro za semestr.
O pozycji uczelni decyduje te atrakcyjno kierunkw i form ksztacenia, ktre powinny uwzgldnia potrzeby gospodarcze i spoeczne. W USA obowizuje zasada – jest popyt, to natychmiast otwiera si nowy kierunek, i odwrotnie – kierunek likwiduje si natychmiast, gdy brak popytu.
Przeprowadzajc restrukturyzacj, naley si kierowa zasad ograniczonego sceptycyzmu, a stosowane rozwizania powinny by szczegowo analizowane w rnych aspektach, gwnie ekonomicznych i funkcjonalnych, oraz porwnywane z najlepszymi rozwizaniami krajowymi i zagranicznymi. Cenne w procesie zmian mog by konsultacje z audytorem wewntrznym. Stworzona struktura organizacyjna musi by elastyczna i podatna na zmiany. Trzeba te mie na uwadze, e zmiany zawsze powoduj opr, co jest zjawiskiem naturalnym.
Uczelnie publiczne nie s zakadami budetowymi, w ktrych wszystkie (niezbdne!) koszty pokrywane s przez budet pastwa. Uczelnia publiczna otrzymuje dotacje, ktre nie pokrywaj wszystkich kosztw. Problemem w caym sektorze publicznym jest gospodarka finansami i majtkiem, gdy w przeciwiestwie do sektora prywatnego, brak mechanizmw racjonalizujcych wydatki, std rne szczegowe przepisy majce na celu dyscyplinowanie dysponentw rodkami publicznych (np.: ustawa o zamwieniach publicznymi, ustawa o finansach publicznych) i instytucje kontrolne (m.in.: Najwysza Izba Kontroli, Urzd Kontroli Skarbowej). rodki publiczne z mocy prawa musz by wydatkowane w sposb celowy i oszczdny – niezachowanie tej zasady grozi indywidualn odpowiedzialnoci z tytuu nieprzestrzegania dyscypliny finansw publicznych. Powodzenie restrukturyzacji zaley od wsppracy szerokiego grona pracownikw uczelni i konsekwencji w dziaaniach.